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Dieses Vertrauen in die digitale Kommunikation hat jedoch seine eigenen Probleme geschaffen. Der Zustrom an neuer Technologie hat eine Informationsexplosion ausgelöst, die dazu geführt hat, dass heute mit einem verstärkten Fluss von Informationen und gedruckten Dokumenten umgegangen wird. Der Erfolg des Computers hat zu einer Lawine von elektronischen Dokumenten geführt, die Mitarbeiter zu begraben droht, wenn sie diese Informationen nicht effektiv managen. Während viele Unternehmen Prozesse eingerichtet haben, um sicherzustellen, dass ihre Kunden sofort erstklassig bedient werden, haben viele noch nicht die Möglichkeiten all der Anwendungen und Systeme erkannt, die in der Lage sind, ihre eigene geschäftliche Effizienz zu verbessern. Technologieanbieter können hier dazu beitragen, die Unternehmen darüber aufzuklären, wie sie Lösungen zur Verbesserung interner und externer Prozesse integrieren können und – was vielleicht am wichtigsten ist – wie sie wertvollen Büroraum freimachen können. Büros werden zukünftig kleiner Die Verlagerung hin zu elektronischen Dokumenten birgt klare Vorteile. Vor noch nicht weniger als zehn Jahren mieteten Unternehmen riesige Lagerflächen – in einigen Fällen so groß wie Fußballfelder – als Aufbewahrungsort für geschäftliche Belege und Akten. In der Vergangenheit konnte es durchaus vorkommen, dass Mitarbeiter Rollschuhe benutzten, um Dokumente „schnell” finden zu können. Das ist ein extremes Beispiel, aber die gleiche Problematik kann auch kleinere Unternehmen betreffen, die einen relativ großen Lagerraum benötigen, um archivierte Dokumente aufzubewahren. Neben den Auswirkungen auf die Kosten müssen diese Unternehmen ebenso die Risiken berücksichtigen, die mit der Lagerung großer Dokumentenmengen verbunden sind, wie beispielsweise Sicherheitsrisiken oder Brandgefahr. Dieses Modell hat sich eindeutig als unpraktisch erwiesen. In den letzten Jahren haben Unternehmen erkannt, dass sie die Kosteneffizienz verbessern und wertvollen Büroraum schaffen können, indem sie in elektronische Dokumentenmanagement-Lösungen und Scanning-Technologie investieren. Weitere Einsparungen lassen sich über den Einsatz vernetzter Imaging-Systeme erzielen. Dazu zählen dedizierte Netzwerkscanner oder Multifunktionssysteme, die mehreren Anwendern, Abteilungen oder sogar dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen können. Mit der Verwendung dieser Ressourcen können alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – Workflows verbessern und die Kosten für die Büromiete verringern. Nach Studien von Infotrends werden bei Unternehmen, die kein Dokumentenmanagement-System nutzen, bis zu 23% der Stellfläche allein von Aktenschränken ausgefüllt. Historisch gesehen wurden Dokumentenmanagement-Systeme von IT-Abteilungen eingeführt, um das Aktenaufkommen zu bewältigen und Platz zu schaffen, entweder für einen Umzug in kleinere Räumlichkeiten oder den Ausbau des Unternehmens. Dieses Argument gilt unverändert, da Büroraum den Unternehmen beträchtliche Kosten verursacht. In einer Zeit wirtschaftlicher Unsicherheit handelt es sich hierbei um ein Thema, das Unternehmen nicht nur berücksichtigen sollten, um ihre Prozesse zu optimieren, sondern auch um Kosten zu verringern. Unternehmen, die ihre althergebrachten Aktenschränke und Ordner abschaffen und den Weg frei machen für elektronische Speicher- und Back-up-Systeme, können ihre Verwaltungskosten deutlich reduzieren. NHS South Tyneside ist eine Region des UK National Health Service und ein typisches Beispiel dafür, wie die Einführung eines Canon Dokumentenmanagent-Systems die Art und Weise des Managements von Informationen völlig verändert hat – in diesem Fall die Aufbewahrung und Nachverfolgung der Patientenakten. Allein innerhalb der Notaufnahme verursachte die bloße Menge der Informationen ein Problem. Mitarbeiter verbrachten durchschnittlich 20 Minuten mit der Suche nach der Ambulanz-Krankenakte jedes Patienten. In einigen Fällen war die gesamte Akte unauffindbar – eine Situation, die in einem Krankenhaus eventuell kritisch sein kann. Mit bis zu vier A4-Seiten pro Patient in jeder Akte war der zur Archivierung der Dokumente benötigte Platzbedarf gewaltig. Nach der Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems mit Dokumentenscannern wurden jetzt mehr als 500 Regalmeter freigeräumt und die Krankenhausmitarbeiter können nun überall im Haus sofort auf Patienteninformationen zugreifen. So sparen sie nicht nur Zeit, sondern können potenziell Leben retten. Das Management riesiger Aktenmengen Elektronisches Dokumentenmanagement hilft Unternehmen Akten organisiert und wiederauffindbar aufzubewahren, so dass wichtige Informationen sofort verfügbar sind, wenn sie benötigt werden. Bei dem relativ neuen Konzept der „Geschäftsprozessautomatisierung” handelt es sich um ein System mit dem Unternehmen Prozesse optimieren können, um digitale Informationen effektiv zu managen. Anstatt Dokumente einfach zu scannen und zu archivieren, streben immer mehr Unternehmen an, den Workflow von Dokumenten zu verbessern, indem sie Aufgaben automatisieren und Prozesse vereinfachen, um eine höhere Effizienz zu erreichen. Im Durchschnitt verbringen Mitarbeiter 51 Minuten pro Tag damit, nach Informationen zu suchen. Das verursacht den Unternehmen enorme Kosten in Bezug auf die eingesetzte Arbeitszeit und verlorene Produktivität. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen wissen, welche Optionen verfügbar sind, um Informationen zu erfassen und zu verbreiten und sowohl die Mitarbeiter als auch die Bürosysteme optimal einzusetzen.
Bei Canon merken wir, dass sich die Erwartungen der Kunden dahingehend verschoben haben, dass sie sofort präzise Informationen erwarten. Häufig lässt sich auf diese Anforderung am effektivsten reagieren, indem die Speicherung und der Abruf von Informationen elektronisch erfolgt. Zum Beispiel wäre es sehr frustrierend, wenn ein Call-Center nicht die Kontoinformationen eines Kunden sofort aufrufen könnte. Wir erwarten, dass aktuelle Informationen sofort verfügbar sind, um den Eindruck zu bekommen, dass wir als Kunden geschätzt werden. Unternehmen müssen auf diesen Wandel reagieren und streben zunehmend die Einrichtung entsprechender Technologien an, mit deren Hilfe sie ihren Kunden ohne Verzögerung Informationen bereitstellen können. Dokumentenmanagement kann für alle Bereiche eines Unternehmens Vorteile mit sich bringen – ob für die Personalabteilung, die IT, das Rechnungswesen oder für die Logistik. Studien zeigen, dass mehr als 40 Prozent der Mitarbeiter ein Fünftel der Dokumente, die sie suchen, nicht finden. Es gibt weder Branchen noch Sektoren, die gegen ineffiziente Arbeitspraktiken immun sind und zumeist sind Regelungen geschaffen worden, die den reibungslosen Geschäftsbetrieb sicherstellen. So ist es beispielsweise in Logistikabteilungen erforderlich Lieferscheine zu archivieren, das Rechnungswesen benötigt Rechnungskopien und die Personalabteilung wird Personalakten auf Papier aufbewahren. Tatsächlich haben 79 Prozent aller Unternehmen allein als Teil der Prozesse ihrer Personalabteilung in ihrer Hauspost sensible physische Dokumente im Umlauf. Viele dieser Unternehmen haben erkannt, dass sie durch die Einführung einfacher elektronischer Archivierungs- und Abrufsysteme die Effizienz im Büro schnell verbessern und eine höhere Profitabilität sicherstellen können. Es wird für Firmen keine große Überraschung sein, dass das effektive Management von Dokumenten zu einer größeren Effizienz, verbesserter Produktivität und reduzierten Kosten führt. Abgesehen von diesen Vorteilen sind Unternehmen jedoch durch die rechtlichen Vorschriften der EU-Richtlinie zur Datenspeicherung verpflichtet, bestimmte Dokumente für einige Jahre und in einigen Fällen dauerhaft aufzubewahren. In Polen beispielsweise müssen Unternehmen Eingangsrechnungen mindestens fünf Jahre aufbewahren, während in Großbritannien und Frankreich Protokolle von Vorstandssitzungen permanent aufbewahrt werden müssen. Ein solcher Umfang von Belegen bringt Kosten für ein Unternehmen mit sich und erfordert zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen. Beides lässt sich mit einer effektiven Dokumentenmanagement-Lösung einfach beheben. Viele Unternehmen haben Dokumentenmanagement-Lösungen eingeführt, eine größere Anzahl jedoch noch nicht. Wenn man mit bestimmten Unternehmen in Europa spricht, erscheint es fraglich, ob ihre aktuellen Systeme den Anforderungen gerecht werden können. Auf dem Weg ins Informationszeitalter Die Kunden gewöhnen sich gegenwärtig an ein neues Tempo im Leben – eines bei dem die Technologie und das Leistungsvermögen der IT bei Mitarbeitern eine „Hier-und-sofort“-Haltung geschaffen haben. Es liegt in der Verantwortung der Anbieter, die Lösungen und Service-Level bereitzustellen, die Unternehmen erwarten. Es ist ebenfalls die Pflicht der Technologieanbieter, ihre Kunden dahin gehend zu informieren, wie sie die zur Verfügung stehende Technologie voll ausschöpfen können und zu zeigen, wie einfache Schritte zu deutlichen Verbesserungen führen können. Bei Canon haben wir erkannt, dass die Dokumentensicherheit ein zentrales Feld ist, das es für unsere Kunden zu erschließen gilt. Zurzeit sind wir dabei, die Vorteile zu erklären, die ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System für jede Art von Unternehmen bieten kann. Büroraum ist immer wertvoll für ein Unternehmen, ob es einen Personalausbau plant oder durch den Umzug in kleinere Räumlichkeiten Kosten sparen will. Durch die Digitalisierung von Belegsammlungen können Unternehmen eine neue Verwendung für die frei gewordene Bürofläche finden. Die Unternehmensverantwortlichen sollten es sich zur Aufgabe machen, über mögliche Verwendungszwecke für den zusätzlichen Büroraum nachzudenken. Gibt es Raum das Unternehmen zu erweitern, neue Schreibtische aufzustellen und zusätzliches Personal einzustellen, um eine Fläche zu nutzen, die zuvor „toter Raum“ war? Oder gibt es jetzt vielleicht Platz, einen neuen Pausenraum für die Mitarbeiter, einen Entspannungsbereich oder „Mood Room” einzurichten, um für die besondere Zufriedenheit der Mitarbeiter zu sorgen? Die Fähigkeit eines Unternehmens, mit seinen Informationen effektiv umzugehen hat einen wesentlichen Einfluss auf seine Produktivität und operationale Effizienz. In wirtschaftlich beunruhigenden Zeiten, in denen der Budgetdruck ganz oben auf der Agenda steht, sind das positive Nachrichten.
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