Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

St. James Hospital: Verbesserung der Produktivität und der Services für die Patienten

Die Herausforderung

Das St. James Hospital beschäftigt mehr als 3.500 Mitarbeiter und 110 Berater in 11 klinischen Fakultäten und 10 Abteilungen. Damit gehört es zu den größten Universitätskliniken in Europa. Es beherbergt die am meisten frequentierte Notaufnahme in Dublin, die allein im Jahr 2010 mehr als 45.000 Patienten aufgenommen hat.

Bereits 1998 wurde das St. James Hospital ein "Early Adopter" von elektronischem Dokumentenmanagement (EDM). Aufgrund der Beratung von Canon wurde ein Archiv- und Recherchesystem für die Notfall- und Sozialstationen eingeführt, um die Papierflut zu organisieren und zu kanalisieren.

Davor war das Dokumentenmanagement ein sehr mühsamer Prozess, wie die Leiterin der IT, Marie Sinnott erklärt: "Die Patienten erhielten eine physikalische Karte mit allen Informationen. Diese wurde dem jeweils behandelnden Arzt zur Eintragung der Daten ausgehändigt und verblieb sonst bei Patienten. Anschließend wurden diese Karten in Schränken verwahrt. Das erhöhte die Wahrscheinlichkeit für Fehler, wie z.B. der Verlust der Akte, was zu längeren Warte-, Beratungs- und Behandlungszeiten führte.”

Im Jahr 2004 erweiterte das Krankenhaus sein EDM-Portfolio durch die Einführung von zwei SAP-ERP-Modulen für Transaktions- und Businessprozesse. Pat Bailey, zuständig für die SAP Systeme, erinnert sich: “Zwar verrichteten die SAP-Module ihre Arbeit bezüglich Finanzen und Personal nahezu perfekt, doch es gab noch sehr viel Raum für Verbesserungen bei Speicherung, Indexierung und Archivierung der Dateien.”

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

Die Canon Lösung

Nach einer ausgedehnten Marktanalyse entschied man sich für die Dokumentenmanagement-Lösung von Canon: "Es schien wie eine natürliche Weiterentwicklung, wenn man berücksichtigt wie gut die Lösung an anderer Stelle im Krankenhaus funktionierte." Jedoch hatte Bailey eine technische Befürchtung: "So gut wie das System auch zu sein schien, würde es sich in den SAP-Module einbinden lassen? Die Antwort war ja, ganz einfach.”

"Früher dauerte ein Recherchevorgang zwischen fünf Minuten und einer Stunde. Jetzt sind es buchstäblich nur noch Sekunden."

Vorteile

In der Notaufnahme zeigten sich die Vorteile sofort: "Mit der neuen Canon Lösung wird die Patientenkarte ausgefüllt und gescannt. Der behandelnde Arzt kann sie dann digital auf Knopfdruck lokalisieren und darauf zugreifen. Früher dauerte ein Recherchevorgang zwischen fünf Minuten und einer Stunde, je nachdem, wo die Karte aufbewahrt wurde. Jetzt sind es buchstäblich nur noch Sekunden."

Jedoch erkannte Sinnott schnell, dass in dieser Technik viel mehr steckte, als bloß Archivierung, schnelles Suchen und Wiederfinden: "Die Speichermöglichkeiten der Lösung sind grenzenlos. Und, ganz wichtig, sie ist sehr vielseitig. Wir erkannten rasch, dass wir sie auch in der medizinischen Fotografie einsetzen konnten. Und dann wurde klar, dass alle Abteilungen von ihr profitieren könnten.”

Als nächstes kam die Finanz- und Personalabteilung in den Genuss der Vorteile: "Mit der Lösung können wir wichtige, vertrauliche Akten an einem einzigen Ort speichern. Ein intelligenter Zugriffsmodus gewährleistet, dass nur berechtigte Personen Einblick erhalten. Es handelt sich um ein einfaches, effektives und sicheres digitales Ablagesystem, das den Mitarbeitern ein schnelles Arbeiten ermöglicht. Wenn es ein Problem gibt, muss man nicht mehr Stunden mit der Suche in Aktenschränken verbringen, sondern die Mitarbeiter können das einzigartige Tagging-System benutzen und das Problem in unter einer Minute beheben.”

"Das alles führt zu einem konzentrierten und höchst professionellen Service."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

Zu den anderen Abteilungen, die von dem Gesundheitsinformationssystem von Canon profitieren, gehört die medizinische Fotografie. Hier werden die Bilder, die von einer Canon EOS 1DS Mark III stammen, wie Sinnott erklärt, "direkt in die Patientenakte gespeichert und gesichert, um Verlust und unberechtigte Zugriffe zu unterbinden. Durch die automatische Bilddatierung können wiederkehrende Behandlungen, z.B. Überprüfungen der Haut, effizienter durchgeführt werden.”

Für Sinnott und Bailey beschränken sich die Vorteile der Lösung keineswegs nur auf die des papierlosen Büros. Auch die Erfahrung der "Endkunden", der Patienten, wurde grundlegend verbessert. “Patientenakten können zentral abgerufen werden. Das erlaubt es dem behandelnden Arzt, frühere klinische Erkenntnisse einzusehen und so die Behandlungsdauer zu verkürzen. Das alles führt zu einem konzentrierten und höchst professionellen Service.”

Für Bailey ist das größte Kompliment für die Lösung das Feedback von den Mitarbeitern: "Die Abteilungen, die die Lösung bereits eingeführt haben, sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, sie zu optimieren. Dort, wo sie noch nicht eingeführt ist, wartet man gierig darauf.” Sinnott sagt abschließend: "Die Ergebnisse zeigen, dass es ein einfacher und sinnvoller Übergang für jede Abteilung ist."

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