BUSINESS BYTES

Die magische Zahl: 3

  • Gepostet vor 3 Jahren
  • 2 Minuten Lesezeit

Effizienz ohne Wenn und Aber – seit jeher ist sie auf Vorstandsebene gefordert, wird aber nicht immer im Tagesgeschäft umgesetzt. Effizienz ist die Quelle von Ehrgeiz wie Angst bei vielen Büroangestellten. Alles muss schneller fertig werden, und das bei niedrigeren Kosten. Diesen Druck bekommen IT-Abteilungen zu spüren. Denn ihre Aufgabe ist es, Mitarbeiter beim Erreichen von (bisweilen absurden) Zielen zu unterstützen.

Produktivitätssteigerungen hatten schon immer einen hohen Stellenwert. Doch heutzutage sind sie wichtiger denn je, weil Unternehmen gegen eine stetig wachsende Informationsmenge ankämpfen, die ihr Geschäft verlangsamt. Unfassbar: Angestellte bringen im Schnitt 25 Minuten pro Tag damit zu, ältere Dokumente zu suchen! Wenn Sie diese Zahl mit der Zahl Ihrer Mitarbeiter und der Zahl der Arbeitstage im Jahr multiplizieren, wird das ganze Ausmaß der Verschwendung sichtbar. Bloß, was kann man dagegen tun?

Flexibel sein, klar kommunizieren und den Angestellten geeignete Werkzeuge und Infrastruktur bereitstellen – darin sehen IT-Leiter die entscheidenden Faktoren für mehr Produktivität im Büro. Aber haben Sie schon einmal nach Produktivitätstipps für Unternehmen gegoogelt? Endlose Listen tun sich auf. „Fünf Ratschläge zur Steigerung der Produktivität in Ihrem Büro“, „Acht Techniktipps für mehr Produktivität in Ihrem Unternehmen“, „Vier Produktivitätstipps für mittelständische Betriebe“... . Es scheint, als bräuchte man nur eine Zahl zu nennen.

Unsere Nummer ist leichter zu handhaben: 3. Angestellte in ganz Europa berichten, dass die Produktivität durch lediglich 3 Faktoren verbessert werden kann: zentrale Speichersysteme, standardisierte Abläufe und Schulungen.

Die richtige Infrastruktur sollte nur der Ausgangspunkt sein, doch genau daran liegt es in der Regel, wenn IT-Abteilungen sich verzetteln. Für IT-Leiter ist es wichtig, sich des „I“ in „IT“ bewusst zu sein und sich daher auf die Verwaltung von Informationen zu konzentrieren.

Warum? Fast die Hälfte aller Büroangestellten hält ihre Firma für unproduktiv, weil Informationen nicht gemeinsam und effektiv genutzt werden. Dies führt dazu, dass Arbeiten doppelt erledigt werden – eine massive, unnötige Verschwendung der Ressourcen und Gelder eines Unternehmens. Ein unnützer Aufwand, der mithilfe standardisierter Prozesse schnell ein Ende hätte. Von der Archivierung (in gedruckter oder elektronischer Form) bis zur einheitlichen Dateibenennung werden je nach Unternehmen unterschiedliche Abläufe notwendig sein.

Doch standardisierte Vorgehensweisen genügen nicht. IT-Leiter müssen auch sicherstellen, dass diese eingehalten werden. Durch stetige Schulungen gelingt es Angestellten, Abläufe zu verinnerlichen und keine Zeit mehr zu verschwenden. Manche meinen gar, es sollte das vorrangige Ziel in puncto Produktivitätsverbesserung im Büro sein. Wer mehr über die verwendete Technologie weiß, lernt, diese optimal einzusetzen und so seine Arbeit besser zu erledigen.

Produktivitätssteigerungen sind mithilfe neuer Technik ein Leichtes, weil sie die Kommunikation erleichtert und Arbeitsabläufe rationalisiert. Doch es gibt immer Raum für Verbesserungen. Angesichts von 25 Minuten „Suchen & Finden“ am Tag... . Unsere 3 Faktoren sind in jedem Fall ein guter Anfang.