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Vorbild England: Wie der Staat eine effiziente Beschaffung im öffentlichen Dienst ermöglicht

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Die Ziele der öffentlichen Hand

Das Wesen des öffentlichen Diensts und wie wir mit ihm interagieren, hat sich drastisch verändert. Doch das Grundprinzip des öffentlichen Diensts ist gleich geblieben: jeden Bürger in jeder Lebensphase zu unterstützen, zu schützen und zu ermutigen. Die Menschen und ihr Lebensweg bilden den Kern dieser Herausforderung.

Natürlich sind 75 Jahre eine lange Zeit. So lang ist es her, dass William Henry Beveridge seine bahnbrechende Studie erstellte. In Europa wütete damals der Weltkrieg; eine Zeit großer Unsicherheit und Veränderungen. Heute leben viele Menschen in Ballungsräumen. Es gibt mehr Studierende als Auszubildende. Nicht nur in puncto Medizin werden wir immer anspruchsvoller. Wir erwarten höherwertige Dienstleistungen, die auf unsere individuellen Bedürfnisse zugeschnitten und am besten personalisiert sind. Zugleich haben sich die Umgebungsbedingungen des öffentlichen Diensts gewandelt. Der Staat und seine Prozesse sind unendlich komplexer geworden. Entwicklungen wie die Regionalisierung und die Schuldenbremse haben zur Folge, dass die Art und Weise, wie Leistungen bereitgestellt werden, sich verändert hat. Die Budgets werden knapper und knapper. Die öffentliche Hand muss mit weniger Geld mehr erreichen. 

Bereit für Neuerungen 

Doch nicht nur der öffentliche Dienst verändert sich. Die Art, wie er Leistungen bereitstellt, ist ebenfalls im Wandel. Bürger, Firmen und Institutionen setzen auf neue Technologien und Prozesse, vom 3D-Druck bis zur Spracherkennung. Daten werden digital gespeichert. Verwaltungen wagen sich in die sozialen Medien vor. Die Art, wie man auf Informationen zugreift und sie nutzt, verändert sich. Unsere Schulen verlassen sich nicht mehr auf Kreide allein. Unsere Ärzte arbeiten bei Diagnosen und Behandlungen mit Tablets. 

Und stets geht es darum, die Effizienz zu verbessern. Oft wird der öffentliche Dienst als aufgebläht und zäh kritisiert, doch tatsächlich ist er bereit für Neuerungen. Es gibt erstaunliche Beispiele für Querdenken. Hier leisten außergewöhnliche Menschen außergewöhnliche Arbeit. 

In meiner Zeit bei Canon habe ich hautnah erlebt, wie öffentliche Einrichtungen durch intelligentes Informationsmanagement und Technologie den Wissensaustausch, die Zusammenarbeit und das Engagement für die Gemeinschaft fördern. Unser Programm „Journey of a Lifetime“ veranschaulicht, wie Denkgewohnheiten in allen Lebensphasen infrage gestellt werden. 

Ein Beispiel: Ärzte nutzen die leichtere Verfügbarkeit von hochwertiger Medizintechnik (wie digitalen Röntgensystemen), um die Patientensicherheit zu erhöhen, Ergebnisse zu optimieren und lebenswichtige Hilfe schnell und wirtschaftlich bereitzustellen. Auch immer mehr Lehrer kommen mit IOT-Anwendungen zurecht und nutzen sie für unkonventionelle Lernerfahrungen, damit Schüler ihre Kreativität entwickeln. 

Der Effizienzschub

Es ist derzeit spannend, in die Bereitstellung öffentlicher Leistungen mit einbezogen zu werden. Der öffentliche und der private Sektor können Großes erreichen, wenn sie zusammenarbeiten. Es gibt zudem Möglichkeiten, die Effizienz weiter zu steigern, die Zusammenarbeit zu stärken und eine bessere Nutzung der Ressourcen und letztlich ein besseres Ergebnis für alle zu gewährleisten.

Im Kern geht es um eine effiziente Beschaffung, damit der Zugriff auf die erwähnten Werkzeuge keine Tortur ist. Dafür wurden in Großbritannien die Crown Commercial Service Frameworks entwickelt. Sie bieten öffentlichen Einrichtungen jeder Form und Größe (darunter auch Schulen und gemeinnützige Einrichtungen) vorgefertigte Rahmenverträge mit einer Reihe von Lieferanten – quasi alles aus einer Hand. 

Im Januar wurde Canon in drei Bereichen der „Lieferantenstatus“ für den neuen Rahmenvertrag zuerkannt. Dadurch können wir allen Einrichtungen der öffentlichen Hand einen bequemen Zugang zu unserem umfassenden Portfolio an Imaging-Produkten, Software und Dienstleistungen bieten und zugleich die Kosten um rund 40 % senken. 

Wenn die öffentliche Hand ihre Ziele erreichen und relevante personalisierte Leistungen erbringen will, benötigen ihre Einrichtungen – insbesondere angesichts des finanziellen, demografischen und gesellschaftlichen Drucks – die modernsten Werkzeuge und Ressourcen. Und sie brauchen sie sofort, nicht erst nach einem zeitaufwändigen Beschaffungsprozess. 

„Das mit Abstand beste Angebot“ 

Die Auswirkungen der Crown Commercial Service Frameworks sind bereits spürbar. In Zeiten von William Henry Beveridge mussten sich Schulen auf Bleistifte verlassen. Heutzutage ist Druck- und Bildbearbeitungs-Software integraler Bestandteil der Lehre. Doch es bringt nichts, wenn Lehrer Zeit damit verplempern, Broschüren und Angebote zu wälzen. Das ist der Grundgedanke des ersten der drei Bereiche. Hier wird Technik über einen einfach bedienbaren Online-Katalog angeboten. So können Kunden verschiedene Geräte und deren technische Daten vergleichen. Das ist ideal für kleinere Einrichtungen mit begrenzten Ressourcen. 

Schulen nutzen diese Möglichkeit bereits in hohem Maß. Das bisherige Feedback war gewaltig. „Die neuen Geräte sind einfacher zu bedienen und günstiger als die vorherige Ausstattung“, berichtet eine zufriedene Schule. Und eine andere fügt hinzu: „Das mit Abstand beste Angebot.“ 

Kommunalverwaltungen nutzen ebenfalls die Vorteile dieses Konstrukts. Der zweite Bereich bietet eine breitere Palette an Multifunktionssystemen und ist für etwas größere Institutionen, die ihre Netzwerkdrucker selbst verwalten möchten und die eine maßgeschneiderte Drucklösung mit einem Management-Service benötigen. Sie entsprach den Bedürfnissen der Stadt Leeds, die nun in der Lage ist, die Kosten besser zu steuern und Ineffizienzen zu beheben. Auf diese Weise bleiben wichtige kommunale Dienstleistungen weiterhin bezahlbar. 

Zudem halfen wir dem Londoner Stadtbezirk Lambeth die Gesamtdruckkosten um 30 % zu senken und so 150.000 Pfund zu sparen, und das in einer Zeit, in der Kostensenkung ein absolutes Muss ist. Hier kam der dritte Bereich zum Tragen, der auf große Organisationen zugeschnitten ist, die ihren Netzwerkdruck ohne Abstriche bei Sicherheit und Effizienz an einen vertrauenswürdigen Anbieter auslagern möchten. 

Die Blaupause für morgen 

Natürlich ist Canon nicht das einzige Unternehmen, das die Effizienz der öffentlichen Leistungen verbessert. Doch verdeutlichen die Beispiele, wie die Crown Commercial Service Frameworks ein besseres Beschaffungswesen im sich wandelnden öffentlichen Dienst ermöglichen. Sie haben positive Auswirkungen auf die Leistungserbringung und sparen Zeit und Geld. 

Letztlich sind sie ein Verfahren, das zum einen vielbeschäftigte Einrichtungen davon abhält, Verrenkungen zu vollziehen, um notwendige Leistungssysteme zu erhalten, und das zum anderen dabei hilft, größtmöglichen Nutzen aus dem Privatsektor zu ziehen. Es bietet die Möglichkeit, die Bereitstellung von Dienstleistungen zu optimieren. Denn die Ziele der öffentlichen Hand haben Vorrang, und die Bedürfnisse der Menschen stehen weiterhin an erster Stelle. 77 Jahre nach Entwicklung dieser Blaupause ist das so wichtig wie nie zuvor. Ich bin sicher, William Henry Beveridge würde dem von Herzen zustimmen.