Druckdienstleistungen

Ein passender Workflow für jede Anleitung

Company Building Documenteam

Druck on Demand mit Cosmos Workflowlösung

Die Bielefelder documenteam GmbH & Co. KG hat sich auf den Druck von Schulungsunterlagen, Büchern und Technischen Dokumentationen spezialisiert. Die gesamte Produktion wird durch einen digitalen Workflow unterstützt. Das Unternehmen erzielte mit 12 Mitarbeitern zuletzt einen Jahresumsatz von rund 2,2 Millionen Euro und ist unter anderem Produktionspartner eines großen deutschen Bildungsverlags. Mit der Softwarelösung COSMOS von Canon ist documenteam jetzt der erfolgreiche Einstieg in die vollautomatische On Demand-Produktion von technischen Anleitungen in Kleinstauflagen gelungen.

Die Herausforderung

Die letzte Offsetdruckmaschine hat Torsten Bischof schon vor einiger Zeit abgeschafft: „Wir setzen ausschließlich auf den Digitaldruck und werden mit dieser Technologie diverse Marktsegmente ausbauen und erschließen“, sagt der Geschäftsführer der documenteam GmbH & Co. KG. Mit vier Digitaldrucksystemen von Canon ist sein Unternehmen für alle in Frage kommenden Applikationen bestens aufgestellt. Die Kombination aus toner- und tintenbasierten Systemen sichert die Wettbewerbsfähigkeit von documenteam. „Damit das auch in Zukunft so bleibt, wollen wir die automatisierte Produktion mit digitalen Workflows weiter ausbauen“, so Geschäftsführer Bischof. 

Vor allem im Bereich der technischen Anleitungen wächst sein Unternehmen, seit jüngst ein namhafter deutscher Hersteller von Baumaschinen die Anleitungen und Dokumentationen in Bielefeld drucken lässt. Die Auflage einer Bedienungsanleitung oder eines Ersatzteilkataloges beträgt hier meist ein Stück und wird aus Aktualitätsgründen erst nach Verkauf einer Maschine auf den Versandtag hin bestellt. „Wenn die Bestellung bis 12 Uhr eingeht, produzieren wir die Unterlagen noch am gleichen Tag und liefern diese am Folgetag just in time bei unserem Kunden im Maschinenversand an“, so Torsten Bischof. Um den Takt in diesem engen Zeitfenster einzuhalten, war daher eine Lösung gefordert, die sowohl die Online-Bestellung als auch die tägliche Abrechnung abbilden konnte.

Two men working at digital printing machine

Wir sind mit COSMOS in der Lage, Leistungen zu wettbewerbs- fähigen Preisen und binnen 24 Stunden zu erbringen.

Torsten Bischof
Geschäftsführer documenteam

Universell einsetzbare Lösung

Die Aufgabe war komplex: Nicht nur der eingehende Druckdatenstrom musste aufbereitet werden. Es galt auch, die kaufmännische Abrechnung der Druckleistungen automatisiert abzuwickeln. Die langjährige Partnerschaft hat sich für Torsten Bischof auch in diesem speziellen Fall ausgezahlt: Die universell einsetzbare Middleware COSMOS macht die automatisierte Auftragsannahme und Abrechnung bei documenteam möglich. Die COSMOS Lösung wurde in diesem Fall von den Canon Systemspezialisten an die individuellen Kundenanforderungen angepasst. Ein WebUI und verschiedene Workflow Komponenten wurden so nahtlos in die Systemumgebung von documenteam integriert. 

„Jede Bestellung per EDI aus dem SAPSystem unseres Kunden wird bei uns sofort mit COSMOS in das benötigte Datenformat umgewandelt, die Druckdaten immer aktuell vom Kundenserver abgerufen und nach wenigen Minuten steht hier alles zum Druck bereit,“ schildert der Geschäftsführer. Bis zu 200 Bestellungen erreichen documenteam auf diese Weise täglich und werden von COSMOS über PRISMAspool per Jobtickets auf die Drucksysteme verteilt. Trotz des Versands der fertig konfektionierten Anleitungen per Expresspaket rechnet sich die Lösung durch den hohen Automatisierungsgrad und die kurzen Reaktionszeiten für beide Seiten. „Nachdem die Produktion mit dieser Lösung angelaufen war, haben wir in einem zweiten Schritt die kaufmännische Abrechnung integriert. Verfügbare SAP-Schnittstellenlösungen für unser internes ERP-System sind dafür nicht geeignet, wohl aber COSMOS“, sagt Torsten Bischof.

Automatisierte Auftragsannahme und Abrechnung

Über die Lösung von Canon erhält der Kunde von documenteam für jede Bestellung ein Versandavis, das die Produktion und Lieferung der gewünschten Unterlagen bestätigt. Zudem werden nach Abschluss der täglichen Produktion die Rechnungen für die Produktionsaufträge über COSMOS an das SAP-System des Baumaschinenherstellers gesendet. „Dieser tägliche Rechnungsversand war seitens der Buchhaltung unseres Kunden gewünscht und sichert uns eine rasche Abrechnung unserer Leistungen“, so Torsten Bischof. 

Mit COSMOS gelingt documenteam sowohl die Automatisierung in der Produktion als auch die kaufmännische Abwicklung. „Wir können als vergleichsweise kleiner Anbieter in diesem hart umkämpften Markt nur dank dieser Lösung die Leistung zu wettbewerbsfähigen Preisen erbringen, und das im Takt mit dem Versand der fertigen Maschinen. Dieses Projekt betrachten wir als Benchmark für unsere Leistungsstärke als Dienstleister im Digitaldruck. Gemeinsam mit Canon haben wir diese Aufgabe im Kundeninteresse optimal gelöst und uns damit ein neues Standbein gesichert“, zeigt sich Geschäftsführer Bischof zufrieden.

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