Wie Sie am Arbeitsplatz Ihre Daten schützen

Verhindern Sie, dass Drucker zur Gefahr werden. Entdecken Sie 4 Möglichkeiten, Ihr Büro zu schützen – mit der Canon Sicherheitsstudie „Internet der Dinge (IdD)“.

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Wie Sie Ihre Bürosysteme zu einer Bastion machen

Noch nie waren Informationen so wertvoll und zugleich so leicht zugänglich wie heute. Dank leistungsstarken Mobilgeräten ist das flexible Arbeiten auf dem Vormarsch. Doch zugleich wachsen die Risiken beim Umgang mit sensiblen Daten. Unternehmen stehen daher vor einer Herausforderung: Sie müssen einerseits effizientes Arbeiten ermöglichen und anderseits die Netzsicherheit gewährleisten, und das angesichts einer wahren Flut von vernetzten Systemen und Örtlichkeiten.

Das Herz der meisten Unternehmen ist das Büro, wo diese Systeme und die Menschen, die sie bedienen, zusammenkommen. Zwar verändern Innovationen das Gesicht des Büros, doch es bleibt der durchlässigste Bereich der Unternehmenssicherheit. Da am Arbeitsplatz ständig neue Endgeräte hinzukommen, sind IT- und Sicherheitsteams permanent damit beschäftigt, Sicherheitsbedrohungen zu minimieren. Doch in vielen Firmen gibt es eine Unmenge von täglich genutzten Geräten, deren Risiken übersehen werden. Angesichts einer wachsenden Zahl von Smartphones, Tablets und angeschlossenen Geräten geht die größte Gefahr bisweilen von Geräten aus, die wir für selbstverständlich halten.

Entdecken Sie 4 Möglichkeiten, Ihr vernetztes Büro zu schützen – mit der Canon Sicherheitsstudie „IdD“.

Sorgen Sie für Computer- und Netzsicherheit

Wenn es um Bürosicherheit geht, müssen Mitarbeiter und Technik die vorderste Verteidigungslinie bilden. Die anhaltenden Neuerungen und Veränderungen am Arbeitsplatz verlangen weiterhin ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Doch auch im Zug vergessene Handys, Gespräche an öffentlichen Orten und nicht abgeholte vertrauliche Dokumente in der Druckerausgabe stellen Sicherheitsteams überall vor Probleme. Schließlich haben Informationen und Menschen viele Gesichter. Entsprechend wird es immer Risiken geben. Um das Internet der Dinge (IdD) wird viel Aufheben gemacht. Dabei vergisst man leicht, dass angeschlossene Drucker und Scanner Teil dieses wachsenden Mikrokosmos sind.

Fast jeder zweite Geschäftsführer (47 %) in Europa, Afrika und dem Nahen Osten ist sich bewusst, dass Dokumente innerhalb seiner Organisation verloren gehen, und 46 % wissen, dass Mitarbeiter Dokumente außerhalb des Unternehmens verlieren. Für weitere Informationen laden Sie bitte die IdD-Sicherheitsstudie herunter. Es müssen Schritte unternommen werden, damit das Büro in puncto Informationssicherheit bei der Abwehr möglicher Bedrohungen entscheidend mitwirken kann.

Beim Druck von Dokumenten mit sensiblen Informationen ist es z.B. wichtig, dass nur der Auftraggeber persönlich die Ausdrucke in der Ablage abholen kann. Ohne diese Maßnahme und eine sichere Drucklösung sind die Informationen für jeden, der vorbeikommt, zugänglich.

Dies mag als harmloses Versehen erscheinen, doch die Folgen eines nachlässigen Umgangs mit Daten können verheerend sein. Die damit einhergehenden Bußgelder und geschäftlichen Verluste können die Existenz eines Unternehmens bedrohen. Umgekehrt ist eine Belegschaft, die geschult und sich ihrer Verantwortung beim Schutz von Daten in jedweder Form bewusst ist, das beste Bollwerk gegen mögliche Gefahren.

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Sichern Sie Ihre Hardware

In puncto Sicherheit kann die Wartung neuer und bestehender Hardware Kopfzerbrechen bereiten. Vor allem ältere Systeme werden dabei übersehen.

Zum Beispiel der Drucker. Noch immer ist er jeden Tag im Einsatz. Da er ins Unternehmensnetz eingebunden ist, laufen über ihn oft hochvertrauliche Informationen.

Während moderne Hochleistungssysteme über das Firmennetzwerk weitgehend kontrolliert und geschützt werden, übersehen viele Unternehmen die „normalen Drucker“. Diese Systeme sind dadurch verwundbar. Es fehlt eine Lösung für sicheren Druck. Es herrscht die Auffassung vor, dass ein Drucker nur ein Teil der Büroausstattung oder ein nebensächliches Gerät ist. Doch heutige Bürodrucker sind durch integrierte Betriebssysteme und ihre Einbindung in cloudfähige ganzheitliche Dokumentenlösungen wesentlich komplexer als ihre Vorgänger.

Firmen sollten sich vor Augen halten, dass die meisten Drucksysteme genauso über eine Festplatte verfügen wie Computer. Daher muss man gewährleisten, dass Daten verschlüsselt und nur von jenen genutzt werden, die hierzu befugt sind. Dies sollte automatisiert ablaufen, um das Risiko unbeabsichtigter Datenschutzverletzungen zu minimieren.

Doch reichen in Sachen Bürosicherheit strenge Richtlinien und Verfahren nicht aus. Unternehmen dürfen die Mitarbeiter und Systeme direkt vor ihnen nicht übersehen.

Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist ein Weckruf. Sie erinnert Firmen daran, alle Aspekte rund um die Bürosicherheit unter die Lupe zu nehmen und auf den Prüfstand zu stellen.

Mit einfachen Maßnahmen können Unternehmen die Compliance gewährleisten. Wichtiger noch: Firmen sollten ihre Mitarbeiter in ihren Bürosicherheitsrichtlinien schulen. Dem Einzelnen muss bewusst werden, was er zum Schutz sensibler Daten beitragen kann.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Büroumgebung gegen interne und externe Bedrohungen schützen, melden Sie sich für das kommende Webinar an.

Schützen Sie den virtuellen Raum in Ihrem Büro 

32 % aller europäischen Unternehmen waren bereits Opfer von Internetkriminalität. Erfahren Sie, wie Sie Ihr IdD-verbundenes Büro sichern – mit unserer Studie zur Arbeitsplatzsicherheit.

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