Wie ist Ihr Unternehmen durch die digitale Transformation betroffen?
Lesen Sie den Canon Leitfaden zur Einführung digitaler und automatisierter Techniken in der Finanzabteilung.
Digitale Transformation hat für die einzelnen Abteilungen ganz unterschiedliche Auswirkungen. Doch für die Finanzabteilung ist dieser Prozess scheinbar eine besondere Herausforderung. Vier von fünf Finanzfachleuten geben an, dass ihre Abteilung nicht mit den restlichen digitalen Transformationsplänen des Unternehmens Schritt hält[1]. Im Folgenden werden Antworten gegeben auf die Frage, wie heutige Finanzführungskräfte die Herausforderungen meistern und die digitale Exzellenz durch Transformation fördern.
Die Rolle des Finanzvorstandes umfasste traditionell die Finanzplanung, die Berichterstattung über Leistungskennzahlen und das Risikomanagement. Jedoch entwickelt sich die Rolle weg von der Rückschau, von dem was vergangen ist, hin zur Gestaltung und Planung der Zukunft des Unternehmens. Vom Finanzvorstand wird erwartet, dass er auf der Grundlage von Daten eine Strategie entwirft, die mögliche Trends berücksichtigt. Dieser Erwartungen kann er aber nur erfüllen, wenn er nicht durch zeitintensive Verwaltungsarbeiten und dem Tagesgeschäft der Buchhaltung behindert wird. Daher sollten Finanzvorstände in mehr Technik investieren, damit diese Arbeiten automatisiert und effizienter erledigt werden können und so mehr Zeit für die wertvollere strategische Planung bleibt.
Für die Finanzabteilung ist die digitale Transformation schwieriger als für andere Unternehmensbereiche. Tatsächlich geben 88 %1 zu, dass sie Schwierigkeiten haben, die gesetzten digitalen Ziele des Unternehmens umzusetzen. Infolgedessen steht die Finanzfunktion häufig vor Problemen mit geringerer Produktivität und Effizienz, während gleichzeitig höhere Prozesskosten entstehen. Dies wiederum kann den Ruf der Finanzabteilung als bloße Kostenstelle weiter ruinieren.
[1] AIIM report: Finance and Accounting in 2017
Der Fortschritt wird weiterhin durch die Abhängigkeit von manuellen Prozessen und veralteten Systemen behindert - 66 %[1] der Finanzexperten, meinen ihre Abteilung sei "papierabhängiger" als jede andere im Unternehmen. Obwohl alle Abteilungen auf eine komplette Digitalisierung zielen, ist dieser Prozess in Wahrheit eine Reise. Da die Abteilung mit den sensibelsten und kritischsten Informationen des gesamten Unternehmens umgeht, verbreitet der Gedanke an eine Unterbrechung in den gewohnten Workflows Angst und Schrecken. Daher muss der Übergang zu einer digitalen Arbeitsweise wohl überlegt sein, und jeder neue digitale Prozess muss mit den bestehenden manuellen Workflows zusammen funktionieren.
Die Realität ist, dass Unternehmen immer den Spagat zwischen neu und alt machen müssen: Altsysteme werden optimiert oder aktualisiert, während Neues eingeführt wird. Digitale Transformation bedeutet daher die Aktualisierung von Schlüsselprozessen und die Nutzung von Möglichkeiten zur automatisierten Effizienz, während analoge Workflows für die spätere Optimierung beibehalten und verbessert werden. Die Aussicht auf Erfolg im Rahmen des digitalen Wandel, wird umso wahrscheinlicher, je mehr Unternehmen die Realität dieser hybriden Umgebung anerkennen, in der sich digitale und analoge Prozesse die Arbeit teilen.
Daher müssen sie bei der Integration neuer Technologien flexibel auf die Erfordernisse der unterschiedlichen Transformationsphasen reagieren und eine nahtlose und vollständige Integration mit aktuellen, Back-End- und zukünftigen Systemen sowie Workflows und Prozessen bieten.
Sei es die Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), neue Gesetze gegen Korruption und Menschenhandel oder die Meldepflichten im Zahlungsverkehr. Die Compliance-Anforderungen, die die Finanzabteilungen immer stärker unter Druck setzen, steigen stetig. Herkömmliche, papierbasierte Methoden machen Geschäftsprozesse, z.B. Purchase to Pay, nicht nur kompliziert, sondern erhöhen auch das regulatorische Risiko. Neben höherer Effizienz und Agilität hilft die Einführung digitaler und automatisierter Technologien den Unternehmen, transparente, nachvollziehbare Prozesse und Workflows zu entwickeln, die der heutigen Compliance-Landschaft entsprechen.
Während es viele Technologien gibt, die als das "nächste große Ding" verkauft werden, bietet die Automatisierung der Finanzabteilung schon heute erheblichen praktischen Nutzen. Die Automatisierung der Finanzen sollte der Hauptpfeiler beim digitalen Wandel jedes Unternehmens sein; das ist entscheidend für die Verknüpfung analoger und digitaler Daten, wie sie heute von einer modernen Finanzabteilung verwaltet werden. Es gibt zahlreiche Vorteile durch die Automatisierung der Kernprozesse, wie im Bereich P2P, z.B. eine bessere Effizienz, Kosteneinsparungen in der Verwaltung und ein höherer Grad an Konformität für das Unternehmen.
Durch die Automatisierung können Finanzabteilungen das Risiko menschlicher Fehler bei der Bearbeitung von Papierdokumenten minimieren und praxiserprobte Abläufe beibehalten, z.B. durch schrittweises Einrichten von Maßnahmen, wie etwa obligatorische Freigaben, die verhindern, dass Anwender die erforderlichen Schritte überspringen. Mittlerweile kann ein digitalisierter Prozess leicht überprüft werden und hilft bei der Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften.
Eines der besten Beispiele dafür, wie ein Unternehmen KI sinnvoll einsetzen kann, besteht darin, Daten zu nutzen, die realistische Vorhersagen liefern, anstatt lediglich wiederzugeben, was bereits geschehen ist. Eine der zentralen Aufgaben des Finanzvorstandes, und der Finanzabteilung, ist die Leistungsanalyse und die Strategieentwicklung. Da hier die Grundlagen immer datenbasiert sind, kann KI Leistungsdaten aus der Vergangenheit so detailliert auf Muster hin untersuchen, dass dabei Zusammenhänge sichtbar werden, die dem normalen menschlichen Auge verborgen geblieben wären. Wenn dann nach einer Strategie gearbeitet wird, kann KI die Ergebnisse in Echtzeit überwachen und die Verantwortlichen auf Abweichungen von den Vorgaben aufmerksam machen. Dabei werden Probleme automatisch an die entsprechende Person gemeldet, die bestimmte Maßnahmen einleiten soll.
Finanz- und Beschaffungsabteilungen arbeiten immer enger zusammen, doch nur ein Drittel der Unternehmen gibt an, dass ihre Beschaffungs- und Finanzabteilungen aktuell eng miteinander abgestimmt sind. Die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Zahlungsprozesse eines Unternehmens bestimmen in hohem Maße die Qualität der Lieferantenbeziehungen. Wenn Zahlungsprozesse kompliziert und überfrachtet werden, wirkt sich das negativ auf die Qualität der Geschäftsbeziehungen aus. Deshalb suchen viele Unternehmen nach einer Verbesserung durch die Integration von Automatisierungstechnologien, damit die mit der manuellen Verarbeitung verbundenen Verzögerungen und Fehler reduziert werden und die Beziehung zu den Lieferanten verbessert wird.
Laut AIIM geben 22 %[1] der Unternehmen an, dass nur ein Viertel ihrer Rechnungsverarbeitung derzeit automatisiert ist. Dies dürfte jedoch zunehmen und die Gründe dafür liegen auf der Hand. Die Untersuchung von AIIM ergab, dass für Unternehmen, die noch eine papierbasierte Lösung verwenden, die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen 3-5 Tage beträgt. Im Vergleich dazu schaffen es Unternehmen mit einer automatisierten Lösung unter einem Tag.
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