Wie man mit der Gesetzgebung in der Beschaffung Schritt hält.
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Die rasanten Veränderungen, von denen moderne Finanzabteilungen beeinflusst werden, zeigen, dass Innovationen wie Automatisierung und künstliche Intelligenz in traditionell analoge Geschäftseinheiten Einzug halten. In Verbindung mit einer sich verändernden regulatorischen Landschaft wird es immer schwieriger, Compliance in Einklang mit den technischen Innovationen zu halten, besonders da Unternehmen den digitalen Wandel beschleunigen wollen.
Im Zusammenhang mit Finanzen blieb Compliance bislang auf interne Richtlinien und vorgeschriebene Prozesse beschränkt, wobei die Firmen pragmatische Kontrollen einführten, um sicherzustellen, dass Investitionsentscheidungen stets zum Wohl des Unternehmens getroffen werden. Doch heute gibt es eine wachsende Zahl von äußeren Einflüssen, die weitergehende Compliance-Überlegungen erfordern. Sei es die Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), neue Gesetze gegen Korruption und Menschenhandel oder die Meldepflichten im Zahlungsverkehr. Die Compliance-Anforderungen, die die Beschaffungs- und Finanzabteilungen berücksichtigen müssen, steigen stetig.
Die Herausforderung für Finanzteams in aller Welt besteht darin, dass neue, digitale Gesetzesänderungen wie die DSGVO in ein Arbeitsumfeld eingeführt werden, das immer noch häufig auf traditionellen, papierbasierten Arbeitsabläufen beruht. 66 %[1] der Finanzfachleute geben an, dass ihre Abteilung stärker vom papierbasierten Arbeiten abhängt als jeder andere Unternehmensbereich.
Doch egal, ob eine Finanzabteilung vollständig automatisiert ist oder hinter der digitalen Transformationsentwicklung zurückbleibt, die effiziente Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gehört zu den wesentlichen Bestandteilen der normalen Geschäftsabläufe. Daher dürfen und sollten Compliance-Bestimmungen die Prozesse nicht behindern. Es sollte lediglich die Art und Weise der Beschaffung sichergestellt, der Prozess robuster gemacht und die Sicherheit für alle Beteiligten gewährleistet werden.
Heutzutage ist die Beschaffung keine einfache Sache mehr. Prinzipiell kann der eigentliche Prozess jedoch in 3 Stufen zerlegt werden. Durch diese Aufteilung wird sichergestellt, dass eine Zahlung vollständig und genau ist. Dabei werden drei für den Einkaufsprozess wichtige Dokumente geprüft: Bestellung, Auftragseingang/Lieferschein und Rechnung. Eventuelle Unstimmigkeiten werden aufgezeigt, um die Unternehmen vor zu hohen Ausgaben oder Zahlungen für nicht gelieferte Artikel oder Dienstleistungen zu bewahren.
Der Prozess der 3-fach-Überprüfung besteht einfach darin, Informationen zu einer Bestellung mit einem Wareneingang und einer Rechnung abzugleichen. Manuell ausgeführt kann dies recht zeitraubend sein. Aus diesem Grund automatisieren viele Unternehmen den Prozess, um den Verwaltungsaufwand in der Kreditorenbuchhaltung zu reduzieren und um wertvolle Einblicke in die Lieferantenkette und die Einhaltung der Preiskalkulation zu bekommen.
Für viele Organisationen bedeutet das Erfüllen der Compliance-Bestimmungen mehr als nur das Abhaken eines Kästchens. Es repräsentiert die Robustheit der Prozesse, die für eine hohe Effizienz notwendig ist. Durch die Einführung von digitalen Verfahren zur Prozessautomatisierung können Beschaffungsabläufe nicht nur effizienter und transparenter, sondern auch verantwortungsvoller und sicherer gestaltet werden.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sollte ein Auslöser für bessere Entscheidungsfindungen im gesamten Beschaffungsprozess sein. Wenn das Chartered Institute of Procurement and Supply angibt, dass Organisationen mehr als zwei Drittel der Einnahmen für die Beschaffung ausgeben können, können selbst geringfügige Verbesserungen des Prozesses große Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben, nicht nur auf die Finanzabteilung.
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