Öffentliche Verwaltung

Konkurrenzfähig in die Zukunft

ITDZ Berlin

Workflow Management-Lösung mit PRISMAdirect

Gemeinsam mit Canon hat das ITDienstleistungszentrum des Landes Berlin (ITDZ Berlin) sein internes Druckzentrum modernisiert und gewinnt kontinuierlich neue Kunden hinzu. Über ein internes Portal auf Basis der Workflow Management- Lösung PRISMAdirect können angeschlossene Behörden ihre Druckjobs direkt in einem Webshop des ITDZ Berlin auslösen. Zudem übernehmen mehrere Vollfarb- Digitaldrucksysteme von Canon die wirtschaftliche Produktion von Dokumenten aller Art für die Berliner Bürger.

Roman Wiche, Leiter IT-Infrastruktur Service Management, Dehner

Herausforderung

Als die Neuausrichtung des ITDZ Berlin im Zeichen der modernen Verwaltung begann, stand auch eine Erneuerung des Druckereibetriebs auf der Agenda. Dort werden Bescheide des Landesamts für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten, Lohnbescheinigungen und Bescheide der Polizei über Ordnungswidrigkeiten im Straßenverkehr gedruckt.

Für die entsprechenden Schreiben und Überweisungsträger existierten Formulare, die im Einzelblattverfahren auf Laserdrucksystemen bedruckt wurden. Gleiches galt für diverse Druckerzeugnisse der internen Kommunikation der Berliner Behörden. „Dieser Produktionsweg war natürlich nicht mehr zeitgemäß und sollte wegfallen“, sagt Carola Stadermann, die als Fachbereichsleiterin seit der Neuausrichtung den Druckservice des ITDZ Berlin leitet.

„Wir standen natürlich vor der Frage, ob wir intern diese Kapazitäten aufbauen, oder die Druckproduktion an externe Dienstleister vergeben wollten. Letzteres kam schließlich nicht in Frage, so dass eine grundlegende Modernisierung des Betriebs und der angeschlossenen Druckprozesse erforderlich wurde“, so Carola Stadermann. Zudem sollte die Druckerei des ITDZ Berlin Aufträge der Verwaltung wesentlich schneller und flexibler umsetzen können und als Druckdienstleister intern weitere Behörden akquirieren.

Lösung

In der Druckerei des ITDZ Berlin hat Canon zwei voll integrierte Druckstraßen mit je einem Rollendrucksystem des Typs Océ Colorstream 3500 implementiert. Hier werden jährlich rund 60 Millionen individualisierte Sendungen unterschiedlicher Art versandfertig produziert. Canon hat zudem für das ITDZ Berlin zahlreiche Druckprozesse und Fachverfahren analysiert und digitalisiert. Damit ist erhebliches Rationalisierungspotential entstanden, denn diese Verfahren waren über Jahrzehnte im Einsatz und basierten auf oft veralteten Formularen.

Die Einrichtung der über 100 Workflows, vom Anstoßen des Druckauftrags in einer Behörde bis zur Produktion im richtigen Layout, hat Canon mit der Workflow-Engine Océ COSMOS realisiert. Für individuelle Druckjobs wurde zudem jüngst ein Portal auf Basis der Workflow Management-Lösung PRISMAdirect eingerichtet. „Damit erreichen wir unser Ziel, immer mehr Behörden als Kunden zu akquirieren. In einer ersten Ausschreibung haben wir die Berliner Verwaltungsakademie als Kunden gewonnen“, schildert Carola Stadermann.

Die Dozenten der Akademie laden ihre Druckvorlagen – in der Regel Schulungsunterlagen für die Teilnehmer – als PDF im Webshop hoch. Für die Produktion in diesem Bereich kommt ein Digitaldrucksystem des Typs Canon imagePRESS C7011VPS zum Einsatz. Großformatige Aufträge werden auf einem System der Serie Océ Colorwave produziert.

Mit den Systemen und den Workflow-Lösungen von Canon haben wir unsere Leistungsfähigkeit als Hausdruckerei und interner Dienstleister für die Berliner Behörden gestärkt und die Produktionskapazitäten deutlich gesteigert.

Carola Stadermann, Fachbereichsleiterin Druckservice
ITDZ Berlin Workflow Management-Lösung PRISMAdirect

Nutzen

Mit der Lösung von Canon kann die Inhouse-Druckerei des ITDZ Berlin ihr Geschäftsfeld im Behördenbereich Schritt für Schritt erweitern. „Wir vergleichen uns heute durchaus mit externen Druckdienstleistern und bieten marktfähige Preise“, zeigt sich Carola Stadermann zufrieden. Maßgeblich dafür ist sowohl die Leistungsfähigkeit der Hardware als auch die Steuerung der Workflows durch Software von Canon.

„Die Zusammenarbeit mit Canon ist insofern ein großer Gewinn für uns, als dass aus dieser ganzheitlichen Lösung neue Ideen für die Digitalisierung unserer Prozesse entstanden sind und auch künftig entstehen können“, blickt Carola Stadermann in die Zukunft. Bereits das Beispiel der Verwaltungsakademie als neu gewonnenem internen Kunden zeige, dass man sich am Markt durchsetzen könne, so die Fachbereichsleiterin.

Die Dozenten der Verwaltungsakademie etwa müssen heute nicht mehr zeitaufwändig Dateien in Microsoft Excel speichern und einsenden, um ihre Schulungsunterlagen zu erhalten. Das ITDZ Berlin gewinnt auf diese Weise in der Partnerschaft mit Canon immer mehr an Wettbewerbsfähigkeit und ist damit einer der ersten Dienstleister im kommunalen Sektor, der den Weg der Digitalisierung konsequent beschreitet.

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