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eCopy QuickConnect

QuickConnect von eCopy ShareScan vereinfacht die Implementierung kundenspezifischer Lösungen für die Dokumentenverteilung. Ohne Programmieraufwand kann der Administrator benutzerdefinierte „Scan-to“-Buttons einrichten, mit denen sich zum Beispiel eingescannte Bilder in PDF-Dokumente mit Indexdaten, durchsuchbaren Texten und personalisierten Dateinamen umwandeln lassen. Anschliessend können diese PDF-Dateien automatisch an ein oder mehrere Ziele versandt werden (Ordner, Webseite, Datenbank, Dokumentenmanagementsystem usw.).

  • Benutzerdefinierte Scanplattform
  • Unterstützung der Datenausgabe
  • Effizientes Einbinden von papierbasierten Dokumenten in Geschäftsprozesse

QuickConnect
Die im Lieferumfang von eCopy ShareScan enthaltene Software QuickConnect ermöglicht IT-Abteilungen die Umsetzung einer angepassten Lösung für die Dokumentenverteilung, welche die Effizienz von Geschäftsprozessen in Unternehmen erheblich verbessert. QuickConnect ist integrierter Bestandteil der eCopy ShareScan® Suite™.

In Kombination mit dem eCopy Forms Processing Extender oder mit Formularmanagementlösungen von Drittanbietern unterstützt eCopy QuickConnect die Ausgabe von Daten. So können Benutzer die Dateien abhängig vom extrahierten Seiteninhalt indizieren und benennen, was den Scanvorgang wesentlich erleichtert. Die für die Verarbeitung von Papierdokumenten aufgewendete Zeit lässt sich damit auf ein Minimum reduzieren und Fehler bei der Datenerfassung können praktisch ausgeschlossen werden – für höchste Genauigkeit und Effizienz.

Auf einfachen Tastendruck können mit QuickConnect Papierdokumente in Geschäftsapplikationen integriert werden. Folgende Lösungen lassen sich mit QuickConnect ganz leicht umsetzen:

Buchhaltung – Einscannen, Indizieren und Genehmigen von Rechnungen und Quittungen sowie Einbindung in die Transaktionen eines Buchhaltungssystems

Einkauf – Einscannen und Indizieren von Offerten sowie Verknüpfen mit den Datensätzen einer Beschaffungsdatenbank

Kundendienst – Einscannen von Verträgen und Bestellformularen sowie Verbinden mit Datensätzen aus der Datenbank eines CRM-Systems

Human Resources – Einscannen und Indizieren von Formularen (Zivilstand, Spesenabrechnung usw.) sowie Anhängen an Personaldossiers im HR-Managementsystem

Verkauf – Einscannen von Ausschreibungen in Papierform, von Handnotizen und weiteren wichtigen Dokumenten sowie Anfügen an Kundendossiers in einem CRM-System

Legal – Einscannen und Indizieren von Verträgen und anderen gedruckten Legal-Dokumenten sowie Speichern als durchsuchbare Dateien im Dokumentenmanagementsystem

Gesundheitswesen – Versand von Dokumenten im Standardformat zwischen verschiedenen Systemen des Gesundheitswesens


Vorschau – automatisierte Dokumentenerfassung und verarbeitung durch die Mitarbeiter dank benutzerdefinierter Scanbuttons

Ziele – vereinfachte Workflows und sichere Verteilung (mit Benutzerauthentifizierung) von digitalisierten Dokumenten an Netzwerkordner, WEBDAV, FTP, Datenbank, SMTP-Adresse oder an mehrere dieser Ziele

Dateibenennung – sofortiges Erkennen digitalisierter Dateien durch Festlegen von Benennungsregeln sowie durch die Anwendung eines einheitlichen Dateibenennungsmusters

Indizierung – einfaches Auffinden der eingelesenen Dokumente und Einbinden in Geschäftsprozesse nach benutzerdefinierter Indizierung

Verschlüsselung – Sichern vertraulicher Informationen in den Scans

Batchverarbeitung – automatisches Splitten eingescannter Dateien nach Grösse, nach einer festgelegten Anzahl Seiten oder bei jeder leeren Seite

Searchable Text – Auffinden und Nutzen digitalisierter Informationen mit OCR und professionellen Suchwerkzeugen

Löschen leerer Seiten – reduzierte Dateigrössen durch Löschen nicht benötigter Seiten

Dokumentennachverfolgung – Erstellen eines Auditpfads durch Speichern einer Kopie jedes Dokuments an einem definierten Ablageort

Dateiformat – Konfigurieren eines standardmässigen Dateiformats oder Wahl eines benutzerdefinierten Formats durch die User (PDF, TIFF, PDF/A).


Ihr Nutzen

  • Manuelles oder dynamisches Zuordnen von Metadaten zu digitalisierten Bildern mithilfe von Barcodes
  • Berechtigungen für User, Metadaten für Back-Office-Datenbanken freizugeben
  • Speichern der Metadaten am definitiven Zielort in einer XML-Datei zusammen mit dem Bild
  • Rasches Einrichten benutzerdefinierter Lösungen für die Verteilung eingescannter Dokumente an mehrere Ziele

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