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eCopy ShareScan Suite

eCopy ShareScan Suite ist die ideale Lösung für die sichere Einbindung papierbasierter Informationen in elektronische Workflows. Damit lassen sich die in Papierdokumenten enthaltenen Informationen direkt auf dem Kopierer einlesen, extrahieren, ordnen und indizieren sowie in digitale Daten umwandeln, die mühelos im ganzen Unternehmen verteilt werden können. Resultat: Die Papierberge schwinden und Ihr Unternehmen kann sich weiterentwickeln.

  • OCR- und Scanlösung
  • Problemlose, flexible Archivierung in Content-Management-Systeme
  • Integration mit marktführenden Mail- und Dateisystemen

Dank Dokumenterfassung mehr Effizienz in Unternehmen
Für Unternehmen genügt es heute nicht mehr, lediglich Papierdokumente zu scannen und in PDF-Dateien umzuwandeln. Sie müssen zudem ihre Kosten senken, ihre Arbeitsabläufe straffen, ihren ökologischen Fussabdruck reduzieren und die Sicherheit ihrer Transaktionen erhöhen, um die Einhaltung der geltenden Richtlinien zu gewährleisten. Hier kann die eCopy ShareScan Suite eine grosse Hilfe sein: Diese einzigartige Lösung gestattet die automatische Konvertierung von papierbasierten Dokumenten in elektronische Dateien und die Integration solcher Informationen in die von Unternehmen eingesetzten Anwendungen. Auf Tastendruck können mit einem Multifunktionsgerät papiergebundene Informationen aus Dokumenten ganz leicht und sicher erfasst und verarbeitet werden. Neben der Digitalisierung und der direkten Konvertierung in Microsoft Office-Dateien und High-Compression-PDFs bietet eCopy ShareScan Suite weitere fortschrittliche Funktionen, welche die Produktivität bei der Dokumentenverarbeitung steigern:

  • Barcode-Erkennung
  • Indizierung
  • Weiterverrechnung der Kosten
  • Verteilung der Dokumente
  • Bates-Nummerierung
  • Formularverarbeitung
  • Schwärzen/Hervorheben

eCopy ShareScan Suite lässt sich im Übrigen auch mit zahlreichen Konnektoren und Erweiterungsmodulen integrieren, die von Nuance oder anderen Partnern entwickelt wurden, und erlaubt so die Einrichtung benutzerdefinierter Funktionen für die Dokumentenverarbeitung.

Funktionalitäten und Nutzen
Die beste Lösung für die Verarbeitung von Formularen und Dokumenten auf Multifunktionssystemen – Formularverarbeitung, auf Barcode-Erkennung basierende Übermittlung, automatisches Hervorheben und Schwärzen, Dokumentenverschlüsselung, Batch- sowie Offlineverarbeitung und vieles mehr: Mit der ausgeklügelten OCR-Funktion von eCopy ShareScan Suite erzielen Unternehmen höchste Produktivität und unerreichte Bedienfreundlichkeit. Dank der Offline-Verarbeitung ist es möglich, grosse Dokumentsätze zu verschicken, ohne das Ende der Übermittlung am Gerät abwarten zu müssen.

Speditive Formularverarbeitung – mit Zonal OCR können Anwender gezielt einzelne Felder digitalisieren, die entsprechenden Daten extrahieren und diese an Backend-Applikationen übermitteln.

Automatisches Schwärzen und Hervorheben – Vertrauliche Textstellen in PDF-Dokumenten können direkt am Kopiergerät geschwärzt und die Dateien anschliessend versandt, gedruckt oder archiviert werden, um die Vertraulichkeit der Informationen und die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutz­bestimmungen zu gewährleisten. Genauso leicht lassen sich einzelne Wörter und wichtige Sätze in den aus digitalisierten Dokumenten erstellten PDFs automatisch hervorheben.

Präzise automatische Umwandlung von Papierdokumenten in editierbare, formatierte Dateien – Konvertieren von papierbasierten Dokumenten in PDF- oder editierbare Microsoft Word- bzw. Excel-Dateien unter lückenloser Beibehaltung von Spalten, Tabellen und Grafiken: Diese optimierte, genaue Konvertierfunktion verringert die Anzahl manueller Umformatierungen und hilft so, Zeit und Geld zu sparen.

Einfache, flexible Archivierung an Content-Management-Systeme – eCopy ShareScan Office ist nahtlos mit Content-Management-Systemen, Netzwerkordnern, SQL-Datenbanken usw. integrierbar. Es erlaubt den direkten Zugriff auf die gebräuchlichsten CM-Systeme wie etwa SharePoint, RightFax, EMC Documentum, iManage WorkSite, OpenText DM oder OpenText eDOCS.

Integration mit marktführenden Mail- und Dateisystemen – Der Zugriff auf das persönliche wie auch auf die gemeinsamen Adressbücher und das Durchsuchen der Ordner in der Baumansicht ist direkt auf dem Kopierer möglich. Um eingescannte Dokumente abzulegen oder zu speichern, brauchen Anwender nicht an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren. Mit dem Express Mode lassen sich wiederkehrende E-Mail-Sendevorgänge automatisieren und die versandten Nachrichten automatisch im „Gesendet“-Ordner jedes Benutzers archivieren.

Mehr Sicherheit und nahtlose Integration mit Active Directory – Durch die Verwendung der Zugriffsdaten von Benutzern ist die ShareScan Suite direkt mit Active Directory integrierbar. Unternehmen können daher den Zugriff ihrer Mitarbeiter auf das System und die damit verbundenen Applikationen von der Eingabe der AD-Benutzeridentifizierung auf dem Erfassungsgerät abhängig machen. Auch lassen sich die Dokumente verschlüsseln, um die Sicherheit auf dem allgemein zugänglichen Firmennetzwerk zu erhöhen.

Nutzen Sie die vielen Vorteile der neuen Funktionalitäten und der Anbindung an marktführende Applikationen und Dokumentenmanagementsysteme:

  • Microsoft® Exchange und IBM Lotus Notes
  • Microsoft Active Directory
  • Windows Directories, Novell Netware, FTP und WebDAV
  • Workstations und Benutzerverzeichnisse
  • Open Text Fax Server, RightFax Edition*
  • Open Text Document Management*
  • Open Text Document Management, eDOCS Edition*
  • EMC® Documentum® Content Server*
  • Autonomy iManage WorkSite* (früher „Interwoven“)
  • Microsoft® SharePoint®*
  • eCopy Quick Connect™
  • eCopy Bates Numbering Extender™
  • eCopy Cost Recovery Extender™
  • eCopy Highlight and Redact Extender™
  • eCopy Forms Processing Extender™
  • eCopy Barcode Recognition Extender™
  • eCopy Image Enhancement Extender™

* Mit eCopy ShareScan Suite erwerben Kunden eine Lizenz für drei aus vielen von Nuance entwickelten Dokumentenmanagement- oder RightFax-Konnektoren.

 

Ihr Nutzen

  • Integration von Papierdokumenten in einen digitalen Workflow (mehr Effizienz)
  • Benutzer können ihre Dokumente schnell scannen und an Ziele ihrer Wahl senden (höhere Produktivität)
  • Hoher Sicherheitslevel für vertrauliche Geschäftsprozesse durch Benutzer­authentifizierung und Verschlüsselung beim Versenden
  • eCopy ShareScan Suite erweitert die Nutzungsmöglichkeiten der installierten Canon Multifunktionssysteme erheblich (Kompatibilität HW & Technologie)

 

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