Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Stadtverwaltung Leeds: Mehr mit weniger schaffen

Die Herausforderung

Die Stadtverwaltung von Leeds ist die zweitgrößte kommunale Behörde in Großbritannien und versorgt 700.000 Bürger mit administrativen Dienstleistungen. Und der Anspruch ist, auf diesem Gebiet die Besten zu sein – sowohl in Bezug auf die Qualität der Dienstleistungen als auch bei der Präsentation des Dienstleistungsangebotes. In Zeiten knapper Kassen, besonders in der öffentlichen Verwaltung, ist das ein sehr ehrgeiziges Ziel.

Neben dem Wunsch, die Produktivität zu verbessern und gleichzeitig die Kosten bei Druck und Papier zu senken, wollte die Verwaltung die Art verändern, wie die Bürger in den Genuss der Dienstleistungen kommen. Helena Phillips, zuständig für Shared Services, erklärt es so: “Ein immer größer werdender Teil der Kommunikation findet auf digitalen Kanälen statt. Die Herausforderung besteht darin, die Dienstleistungen weiter zu entwickeln, obwohl die Budgets immer kleiner werden.”

"Für uns war es vor allem wichtig, eine intelligente Lösung zu finden, die der Stadtverwaltung Geld und uns allen Zeit einsparte."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Als man die Bereiche analysierte, die ineffizient arbeiteten, stand das Druckangebot ganz oben. Drucken gehört für die 12.500 Mitarbeiter zu den Kernfunktionen der IT, doch die Flotte von Netzwerk- und Einzelsystemen war schwierig zu verwalten und zu warten. Kirsty McCarthy, Managed Print Services, erinnert sich: “Mein Team verbrachte viel Zeit damit, Fehler zu beseitigen und Unterbrechungen zu minimieren. Für uns war es vor allem wichtig, eine intelligente Lösung zu finden, die der Stadtverwaltung Geld und uns allen Zeit einsparte."

Die Canon Lösung

In enger Zusammenarbeit mit der Verwaltung entwickelte Canon eine umfassende Drucklösung unter dem Namen PrintSmart. Sie bestand aus 850 fortschrittlichen multifunktionalen Schwarzweiß- und Farbsystemen (MFPs) und einer integrierten Faxserver-Lösung unter einem einheitlichen Verwaltungssystem.

"Canon wechselte sofort vom Lieferanten in die Rolle eines strategischen Partners."

Damit PrintSmart in nur sechs Monaten eingeführt werden konnte, veranstaltete Canon Online- und Videoschulungen, sowie ein spezielles Trainingsprogramm, um "Superuser" zu installieren, die ihre Kollegen bei der Nutzung des Systems unterstützten. Für Manager Andrew Byrom, Service und Infrastruktur, “Canon wurde für uns ein strategischer Partner, weniger ein Lieferant. Die Teammitglieder waren völlig engagiert und taten mehr, als nur ihre Pflicht zu erfüllen – besonders in der spannenden Einführungsphase. Die Technik war so gut und einfach zu benutzen, dass die Mitarbeiter sie spontan akzeptierten."

Vorteile

PrintSmart hatte sofortigen finanziellen Erfolg, denn die Verwaltung sparte bereits im ersten Jahr 30 % gegenüber den Vorgängerverträgen und bis heute bereits insgesamt 400.000 Pfund. Dadurch dass die alte Flotte durch wenige, kostengünstige Multifunktionssysteme ersetzt wurde, sank die Zahl der eingesetzten Drucker um 39 %. So ging auch das Druckvolumen allein im ersten Jahr um 25 % zurück. Die Einsparungen beim Umweltschutz waren ebenfalls beeindruckend. Bei den Treibhausgasen wurden schätzungsweise 1.007.318 Kilogramm (18.139 Bäume) in den ersten 12 Monaten eingespart. Damit ist Leeds auf einem guten Weg zu einer CO2-armen Stadt.

"Die Verbesserungen sind dramatisch. Kleine Änderungen bewirken, dass Dokumente nicht mehr verloren gehen und dass Zeit gespart wird."

Auch die Produktivität wurde wesentlich verbessert, wie Jo Miklo, kaufmännischer Leiter, erklärt: "Die Verbesserungen sind dramatisch. Kleine Änderungen wie die Sichtbarkeit der Printqueues und durch PIN-Code geschützte Zugänge bewirken, dass Dokumente nicht mehr verloren gehen, was zu Zeitersparnis beim Wiederauffinden führt. Durch das einfache Scannen können wir schnell auf Bürgeranfragen reagieren." Ausfallzeiten gibt es so gut wie nicht mehr. Für Andrew Byrom ist das deutlichste Zeichen für den Erfolg der Lösung, dass er seit Monaten keine Beschwerden mehr bekommen hat.

Auch bei der Datensicherheit gab es große Verbesserungen. Die fortschrittliche Faxlösung, die beispielsweise beim Informationsaustausch zwischen Krankenhäusern und Schulen benutzt wird, garantiert den sicheren Umgang mit sensiblen Daten. Neue Maßnahmen wie der individuelle PIN-Zugang und das automatische Löschen von Druckjobs nach 24 Stunden haben ebenfalls zu deutlichen Verbesserungen in diesem Bereich geführt.

Eine digitale Verwaltung

Dank der Hilfe von Canon möchte Andrew Byrom das Druckvolumen der Stadtverwaltung um weitere 5 Prozent jährlich senken. Durch die Auswertung der detaillierten Berichte des Systems wird sein Team Abteilungen ausmachen, die besonders kostspielig drucken, und durch Anleitung versuchen, Druckkosten zu sparen. Ziel ist es, dass die neue Druckinfrastruktur sich langfristig auszahlt, damit die Stadtverwaltung weitere Bereiche angehen kann, wo Verbesserungen und Einsparungen notwendig sind.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Indem wir die Art unseres Arbeitens neu überdacht haben, hat Canon uns dabei unterstützt, bessere Dienstleistungen für die Bürger von Leeds anzubieten."

Der Erfolg von PrintSmart wird in der Stadtverwaltung als Musterbeispiel dafür angesehen, wie neue Projekte eingeführt werden sollten. Für Helena Phillips gilt: “PrintSmart hat das Drucken für uns einfach und zu einem wichtigen Werkzeug für die Arbeit im digitalen Zeitalter gemacht. Indem wir die Art unseres Arbeitens neu überdacht haben, hat Canon uns dabei unterstützt, bessere Dienstleistungen für die Bürger von Leeds anzubieten."

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