E-Commerce: Der Vorteil einer optimierten Workflow-Lösung

Ein E-Commerce-Portal allein mag ein leistungsstarkes Front-End für Online-Marketing und Vertrieb sein, damit es aber rentabel und effektiv funktioniert, ist ein anspruchsvoller und ganzheitlicher Ansatz erforderlich. Der Erfolg hängt nämlich ganz stark davon ab, wie gut dieses Instrument in das Geschäftsmodell und den Produktionsworkflow des Anbieters integriert ist.

Häufig werden Web-to-Print-Lösungen nur erworben, damit man den E-Commerce-Trend nicht verpasst und ein "nice to have" vorweisen kann, und nicht als Ergebnis einer bewussten strategischen Überlegung, um das Geschäft voranzutreiben. Und für viele Druckereien ist genau dieser fehlende weitsichtige Ansatz das, was die Leistung der Lösung beeinträchtigt und so verhindert, dass sich die Investition lohnt.

Jede Web-to-Print-Lösung besteht im Wesentlichen aus zwei Dingen: Dem Front-End, das die Aufträge vom Kunden entgegen nimmt, und dem Back-End, das dafür sorgt, dass die Aufträge effizient und termingerecht produziert werden. Während es also wichtig ist, ein attraktives, geschäftsunterstützendes Front-End zu bieten, ist es genauso von Bedeutung, dass im Back-End alles gut gerüstet ist, um die Bestellungen so schnell und effizient wie möglich zu verarbeiten.

Den gesamten Workflow im Blick

Eine Web-to-Print-Funktion einfach nur als Onlineshop-Fenster zu benutzen, ohne zu berücksichtigen, welche großartigen Möglichkeiten zur Auftragsgenerierung sich bieten und welche Auswirkungen auf die Auftragsabwicklung und Produktion dabei entstehen, ist wenig verständlich.

Wenn man es vernachlässigt, den gesamten Workflow auf den Prüfstand zu stellen, darf man sich nicht wundern, wenn Engpässe entstehen (z.B. verspätete Reaktionen auf Aufträge und daraus resultierende Auftragsverluste), die Fixkosten steigen (durch Neudrucke und Preisnachlässe) und Geschäftschancen vertan werden (bei der Neuanwerbung oder dem Erhalt von Kunden). Dies ist besonders für die neuen Märkte bedeutsam, bei denen die Kunden auf kleine Auflagen, Drucken nach Bedarf und auf kurzfristige Lieferzeiten Wert legen.

Hier kommt es vor allem auf eine Workflow-Automatisierung und die richtige Software an.

Früher wurden die Druckaufträge der Kunden manuell in Excel®-Tabellen oder sogar in Papierformularen erfasst, bevor sie an die Produktion gingen. Sozusagen aus Gewohnheit ist es in Druckereien nach wie vor üblich, diese Methode auch bei Aufträgen aus einem E-Commerce-Portal anzuwenden. Aber diese auf manueller Eingabe beruhenden Produktionsprozesse sind umständlich und fehleranfällig. Nicht nur, dass diese Praktiken völlig ungleich zur modernen "Click & Buy"-Kultur sind, sie untergraben auch die Bemühungen der Druckereien, enge Termine und kurze Produktionszyklen einzuhalten, dabei werden die Kundenbeziehungen und letztendlich der Ruf der Unternehmen aufs Spiel gesetzt.

Den Workflow optimieren

Die Verarbeitung zu optimieren (wie auch den gesamten Workflow) ist unerlässlich. Glücklicherweise gibt es Softwarepakete, die sowohl Web-to-Print-Funktionen bieten als auch den gesamten Workflow automatisieren. Einige dieser Lösungen, jedoch nicht alle, können den Produktionsprozess, von der Akquisition und dem Auftragsmanagement hin zur Produktion und Auslieferung, durchgängig verbinden.

Die Bestellinformationen eines Kunden - wie Name, Art des Auftrags, Prüfinformation, Kosten etc. - können ohne menschliches Eingreifen eingegeben und verarbeitet werden. Damit wird der Vorgang beschleunigt und sichergestellt, dass alle Prozesse zwischen Beginn (Auftragsübertragung) und Ende der Bestellung (Lieferung) reibungslos ablaufen.

Gehen wir noch einen Schritt weiter: Wenn die Produktion optimiert ist, kann das System so weiter entwickelt werden, dass auch nicht druckbare Dinge vertrieben werden können. So werden die Grundlagen dafür gelegt, dass sich eine Druckerei zu einem Marketingdienstleister entwickeln kann.

Es mag kompliziert erscheinen, sich der digitalen Welt anzupassen. Doch mit dem Wissen, das Druckanbieter dadurch gewinnen, dass sie die schwierigeren Aspekte der Druckproduktion mit der am besten geeigneten Web-to-Print-Software angehen, können sie sich auf die Geschäftschancen freuen, die sich durch die spannende E-Commerce-Welt eröffnen.

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