Was es bei der Investition in Web-to-print zu beachten gilt

Canon EXPO 2015

Web-to-Print (W2P) ist zur Zeit ein heißes Thema in der Druckindustrie und das aus gutem Grund. Kunden und Geschäftsleute erwarten gleichermaßen, dass sie alles online erledigen können, und Druckkunden sind da keine Ausnahme.

Seit 2012 hat die Nachfrage nach W2P-Diensten um mehr als 50 % zugenommen1, ein Wachstum, das durch die vielen Vorteile entstanden ist: einfachere Beschaffungsprozesse, schnellere Durchlaufzeiten, kürzere Druckläufe, bessere Kostenkontrolle und einheitlichere Markenkommunikation.

Demgegenüber ist die Einführungsrate von W2P-Systemen bei Druckereien völlig gegenläufig, denn Untersuchungen haben ergeben, dass nur ein Drittel der befragten Unternehmen ein W2P-System anbieten2. Aber was hält die Druckereien davon ab?

Die zögerliche Einführung hat verschiedenen Ursachen. Canon hat die Erfahrung gemacht, dass viele Druckunternehmen unsicher sind, wie sie den W2P-Markt betreten sollen und sich fragen, ob das überhaupt der richtige Weg ist. Oder sie sind völlig desillusioniert, weil sie schon an der ersten Hürde, der Einführung der Lösung, gescheitert sind.

Glücklicherweise können diese Schwierigkeiten und Herausforderungen überwunden oder vermieden werden, wenn man ein paar wichtige Punkte beachtet.

Das richtige Mittel zum Zweck

Ein Web-to-Print-System muss mehr sein als ein "nettes Spielzeug" im Arsenal der Vertriebs- und Marketingabteilung. Es sollte stets ein Problem bei einem Kunden lösen oder einen Nutzen für sein Unternehmen bieten. Man kann ermitteln, ob eine W2P-Lösung für das Unternehmen geeignet ist, indem man den Kundenstamm dahingehend untersucht, ob es darunter Firmen gibt, für die ein zentraler Punkt der Druckproduktion vorteilhaft wäre. Zum Beispiel Unternehmen mit einem starken Franchise-Charakter – wie weltweit operierende Automobilhersteller – für die eine einheitliche Markendarstellung bei den regionalen Händlern wichtig ist, oder, im Falle einer Hausdruckerei, eine interne Abteilung, die mit hohen Kosten verursacht durch Outsourcing kämpft.

Kundenbeziehungen

Die Umsetzung einer W2P-Lösung ist ein schrittweiser Prozess, daher ist es von Vorteil, wenn man mit einem Kunden (oder einer Abteilung) zusammenarbeitet, mit dem (oder der) man schon eine starke Kundenbeziehung hat. Eine kooperative Dynamik sorgt für das gegenseitige Verständnis, das notwendig ist, falls bei der Einführung Probleme auftauchen. Man kann eng mit dem Kunden zusammenarbeiten, um deren Anforderungen an die Lösung zu bestimmen und um direkt die Engpässe zu beseitigen, die zukünftig hätten entstehen können. Dazu gehören die Bereiche Branding, Produktauswahl, Anwenderzugriff, Fakturierung und Digitale Assets (Bilder, Grafiken und Logos). Das kann einfach über ein Formular oder eine Checkliste gelöst werden.

Klare Geschäftsplanung

Druckdienstleister können nicht einfach nach dem Motto wirtschaften, "wir stellen es mal hin, dann werden die Kunden schon kommen". Es ist immer gut, einen Geschäftsplan zu entwickeln, der genau vorgibt, wie die Startphase aussehen soll und was getan werden muss, um den Service reibungslos ins Laufen zu bringen. Dazu gehört auch, dass man einen Anteil des Marketingbudgets fest zuweist, einen internen Sponsor auf technischer Ebene findet, der das Potenzial des Systems nutzbar macht, und jemanden aus dem Management, der die kommerzielle Seite absichert. Dann muss ein modernes Webinterface her, ähnlich wie bei anderen eCommerce-Plattformen, und ein geschultes Vertriebsteam, das sich mit Web-to-Print auskennt und es erfolgreich zukünftigen Kunden vorstellen kann.

Anwenderfreundlich und nützlich

Für den Kunden muss das Portal einfach und benutzerfreundlich sein. Druckkunden möchten, wie alle Online-Benutzer auch, ein Einkaufserlebnis, das intuitiv und ihnen vertraut ist, das nur wenige Klicks erfordert und auch über mobile Geräte funktioniert. Die Druckdienstleister sollten sich Zeit nehmen, ihre Kunden im Umgang mit dem System zu schulen und somit Nutzungsbarrieren zu vermeiden. Auch ist es empfehlenswert, in der Einführungsphase Produkte und Dienstleistungen mit einer hohen Bestellfrequenz im System einzustellen, damit die Nutzer die Lösung austesten können. So kann der Kunde wirklich erkennen, welche Vorteile die Lösung bietet, anstatt lediglich ein PDF per E-Mail zu versenden.

Workflowautomatisierung und Investitionsrendite

Es ist wichtig, das Back-end des Systems nicht zu vernachlässigen. Dabei ist die Automatisierung und Beschleunigung der Abläufe ausschlaggebend, um die Produktivität zu fördern und das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren. Für den Druck vorbereitete Dateien können innerhalb des W2P-System verwaltet werden. Dadurch wird die Effizienz der Produktion gesteigert, sowohl für den Druckdienstleister (die Hausdruckerei) als auch für den Kunden (die Abteilung). Darüber hinaus bietet das System einen Bereich für Analyse und Verwaltung, einschließlich der Integration mit MIS (Management Information System) für die Fakturierung und Cash Flow-Optimierung sowie proaktives Account Management. Die Druckdienstleister können diese Daten zur Optimierung ihres Geschäft verwenden. Sie können Kunden und Abteilungen vergleichen und analysieren, welche Angebote sich am besten verkaufen und um welche man sich noch kümmern muss.

Das Fundament legen

Wenn man die Grundlagen richtig legt, dann schafft man die Basis für ein noch intelligenteres System in der Zukunft, das komplexere Aufträge verarbeiten kann (z.B. variablen Datendruck) und sogar Non-Print-Produkte. Darüber hinaus sollte ein Druckunternehmen, das ein funktionierendes W2P-System auf die Beine gestellt hat, diese Fähigkeit als Erfolgsanleitung für die Entwicklung zukünftiger Systeme für andere Kunden oder Abteilungen nutzen und so Zeit und Kosten sparen.

Durch diese Überlegungen sollten Druckdienstleister die besten Chancen haben, Ihre Investition zu optimieren und sich das riesige Potenzial von Web-to-Print zu erschließen. Für Informationen zu regionalen Web-to-Print Workshops des Canon Essential Business Builder Programms, besuchen Sie bitte www.canon-europe.com/ebbp.



1 Canon, Insight Report: Building your future with print, 2014

2 Canon, Insight Report: Building your future with print, 2014

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