Das Unternehmen stand vor verschiedenen Herausforderungen im Bereich Dokumentenmanagement, insbesondere bei der Erstellung und Verwaltung von Patientenberichten und Krankenakten. Das vorhandene System verfügte über kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und musste mit der Patientenverwaltungssoftware TurboMed integriert werden. In letzterer wurden Berichte mit Hilfe von Makros erstellt. Häufig wurden die Berichte von verschiedenen Mitarbeitenden bearbeitet, was zu Versionskontrollproblemen und Ineffizienz führte. Zudem erfolgte die Ablage der Dokumente im Klartextformat im Dateisystem von TurboMed ohne angemessene Datenschutz- und Zugriffskontrollen.

In mehreren Workshops wurden verschiedene Vorschläge zur Optimierung der Berichtserstellung erarbeitet. Das Ergebnis war ein Workflow, der es ermöglicht, Anpassungen und Änderungen an den Berichten vorzunehmen. Datenschutz und rechtssichere Archivierung spielten dabei eine wichtige Rolle. Dafür wurde ein datenschutzkonformer und rechtssicherer Archivierungsworkflow entwickelt, d.h. es wird mit verschiedenen Ordnern und Kategorien gearbeitet, um eine strukturierte Ablage der Dokumente zu gewährleisten.

Neuer Workflow

Befunde werden über die Patientenverwaltung erstellt und ausschließlich im DMS gespeichert. Hierfür wurde ein spezieller Therefore-Button in die Befunderstellung integriert. Rückfragen und Änderungen erfolgen ausschließlich im DMS.

Über den Workflow wird das Dokument zwischen allen Beteiligten hin- und hergeschickt, die Änderungen, Ergänzungen etc. vornehmen können, bis der Verantwortliche die Fertigstellung bestätigt. Danach wird das Dokument zur Endkontrolle weitergeleitet und automatisch in ein PDF umgewandelt.

Die Unterschrift wird mit einem Signaturpad als digitale Signatur in das PDF eingefügt. Die Unterschrift ist absolut fälschungssicher, da unter anderem der Druck und die Geschwindigkeit beim Unterschreiben gemessen und gespeichert werden.

Das fertige Dokument wird als PDF/A in einem geschlossenen Archiv gespeichert. Von dort kann es entweder ausgedruckt, elektronisch versandt oder der jeweiligen Kanzlei zur Verfügung gestellt werden. Das ursprüngliche Word-Dokument wird in einem separaten Archiv gespeichert und kann jederzeit als Vorlage für Ergänzungen verwendet werden.

In weiteren Schritten wurden neben den Befunden auch andere Bereiche digitalisiert, z.B. die Verwaltung von Eingangsrechnungen und bestimmten Verträgen sowie das Qualitätsmanagement-Handbuch.

• Festgelegte Workflows mit definierten Schritten und Aufgaben.
• Automatische Ablage der Dokumente als revisionssicheres PDF/A.
• Sicherstellung des Datenschutzes.
• Sicherstellung der Revisionssicherheit.
• Jede Änderung an den Dokumenten ist nachvollziehbar (wer hat wann was geändert?) und alle Versionen sind abrufbar.
• Über einen Universalkonnektor kann jedes Dokument jederzeit über eine Funktionstaste im Patientenverwaltungsprogramm aufgerufen werden.
• Geringerer Personal- und damit Zeitaufwand:
• Weniger Druckaufwand.
• Aktualisierung, Austausch und Bereitstellung von Qualitätsmanagement-Handbüchern werden erleichtert.
• Genehmigungsprozesse werden vereinfacht.
• Dokumente stehen den Mitarbeitenden schneller und einfacher zur Verfügung.
• Indexdaten werden direkt aus dem Word-Dokument ausgelesen und müssen nicht manuell eingegeben werden.