8 Möglichkeiten für das sichere Drucken mit Canon Druckern

Sichere Drucklösungen sind eine wesentliche Voraussetzung in der modernen Arbeitsumgebung. Der Wunsch nach hybrider Arbeitsweise und sinnvollen mobilen Lösungen stellt immer höhere Anforderungen an die Sicherheit von Netzwerken und den damit verbundenen Geräten – einschließlich Druckern.

Ob zum Ausdrucken von Rechnungen, Kopieren von Verträgen oder Scannen sensibler Dokumente – ein Multifunktionssystem ist nach wie vor das Herzstück eines Büros. Die Erreichbarkeit für mehrere Nutzer an verschiedenen Standorten ist für ein Unternehmen zwar bequem, erhöht aber gleichzeitig die Risiken für die Cybersicherheit.

Wie kann man also bei Bedarf immer und von überall aus drucken und gleichzeitig vertrauliche Informationen schützen und die allgemeine Datensicherheit gewährleisten?

Zubair Rahim ist Product Marketing Specialist bei Canon Europe und erklärt, dass die neuesten Canon MAXIFY und PIXMA Drucksysteme über eine Reihe von sicheren Druckfunktionen verfügen. „Wenn du einen der Drucker der MAXIFY GX Serie verwendest, z.B. die Homeoffice-Modelle GX4050 und GX3050, oder die Modelle GX5050, GX6050 und GX7050 für kleine Büros, dann genießt du nicht nur eine hohe Ergiebigkeit, sondern auch ein hohes Maß an Drucksicherheit“, sagt er.

Die DSGVO und andere Datenschutzvorschriften auf der ganzen Welt verpflichten Unternehmen, die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Drucker stellen hier eine potenzielle Schwachstelle dar, da Unbefugte darüber Zugang zu vertraulichen Daten erhalten können. Obwohl dies eher von den Prozessen als von der verwendeten Hardware eines Unternehmens abhängt, sind in den neuesten Canon Druckern mehrere Funktionen integriert, die die Drucksicherheit erhöhen und damit das Risiko einer Verletzung der Datenschutzanforderungen verringern.

Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Maßnahmen vor, die man ergreifen kann, um sicheres Drucken zu gewährleisten und sensible Dokumente zu schützen.

• Sicheres Drucken aus der Cloud und Scannen in die Cloud via Cloud Link
• Festlegen eines Administratorpassworts
• Optimale Nutzung des Remote UI
• Überwachung des Jobprotokolls
• Höhere Sicherheit durch automatische Firmware-Updates
• Aktivierung der Erinnerungsmeldung zur Dokumentenentnahme
• Hinzufügen eines Wasserzeichens mit Stempel-/Hintergrunddruck
• Sicheres Drucken mit TLS 1.3-Verschlüsselung

Die Speicherung sensibler Daten auf einem Computer oder Laptop ist mit zahlreichen Risiken verbunden. Das Gerät könnte gestohlen oder gehackt werden, und die Datenspeicherhardware könnte ausfallen oder beschädigt werden. Die Speicherung von Daten und Dokumenten in der Cloud bietet zusätzlichen Schutz und ermöglicht das sichere Drucken über den Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

„Der Cloud Link ist direkt über das Display des Drucksystems zu erreichen, sofern dieses mit einem ausgestattet ist, oder über die Canon PRINT App auf einem Smartphone“, erklärt Zubair. „Unternehmen können Dokumente zentral in einem gemeinsamen Konto bei Google Drive™, Dropbox™, Evernote® und Microsoft OneDrive® aufbewahren, so dass es nicht notwendig ist, Kopien lokal zu speichern.“

Google Classroom™ ist jetzt auch in Cloud Link integriert, wodurch Lehrer und Schüler die Möglichkeit haben, freigegebene Dokumente zu drucken und direkt vom Multifunktionssystem aus in einen Google Drive-Ordner zu scannen.

Eine einfache und bequeme Option ist die Einrichtung eines Administratorpassworts, um den unbefugten Zugriff auf vernetzte Canon MAXIFY und PIXMA Drucksystemen zu verhindern. Der Administrator kann bis zu 20 autorisierte Benutzer auf dem Drucksystem einrichten und ihnen jeweils ein individuelles Passwort zuweisen. Ohne das Passwort bleibt das Display gesperrt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass niemand anderes am Drucker das Drucksystem verwenden oder seine Einstellungen verändern kann. „Dies ist eine besonders nützliche Sicherheitsfunktion für Drucksysteme, die sich in einem öffentlichen Raum befinden“, sagt Zubair. „So können auch die festgelegten LAN- und WLAN-Einstellungen mit dem Administratorpasswort gesperrt werden.

„Man kann auch die Rechte der zugewiesenen Nutzer kontrollieren. So kann man z.B. das Kopieren auf Schwarz-Weiß beschränken oder Scanfunktionen wie das Scannen auf ein USB-Flash-Laufwerk (falls das System das ermöglicht) oder den Zugriff auf die Cloud über das Display am Drucker einschränken.“

Neben der Aktivierung sicherer Druckfunktionen am Drucksystem selbst, ist es auch möglich, das System und die Benutzer per Canon Remote UI aus der Ferne zu verwalten.

Auf das Remote UI kann direkt über einen Webbrowser oder die Canon PRINT App zugegriffen werden. Es ermöglicht die Konfiguration der Druckereinstellungen, das Ausführen von Wartungsaufgaben und, was besonders wichtig ist, das Ändern von Passwörtern, die Zugriffsbeschränkung und die Konfiguration der Authentifizierungsprotokolle für die Systemsicherheit.

„Alle diese Protokolle können über das Remote UI verwaltet werden“, fügt Zubair hinzu. „Auch die AirPrint- und Bonjour-Einstellungen sowie die Zugriffsmöglichkeiten auf das Drucksystem können angepasst werden. Das kann nützlich sein, wenn man sich an einem festen Standort befindet – im Büro oder zu Hause – und man möchte, dass nur Benutzer innerhalb dieses Standorts den Drucker verwenden. Dafür kann man den IP-Zugriff beschränken und nur bekannten und vertrauenswürdigen IP-Adressen erlauben, eine Verbindung herzustellen.“

Wenn du der Administrator oder der Hauptbenutzer eines Drucksystems bist und den Verdacht hast, dass es jemand missbraucht oder unerlaubt darauf zugreift, kannst du das anhand des Drucker-Jobprotokolls feststellen.

„Es handelt sich um eine einfache Druckauftragshistorie, mit der du jedes ungewöhnliche Druckverhalten erkennen kannst“, erklärt Zubair. „Wenn also eine ungewöhnliche Menge an Druckaufträgen vorliegt oder diese zu Zeiten eingehen, zu denen niemand den Drucker benutzen sollte, kannst du (vorausgesetzt, du hast ein Administratorpasswort eingerichtet) das Jobprotokoll auf dem Display eines Drucksystems (sofern es über ein Display verfügt) aufrufen.“

Die Aktualisierung der Firmware eines Smartphones, Tablets oder Computers gehört zum modernen Leben – auch für Drucker sind manchmal verschiedene Updates verfügbar.

Früher musste man entweder den Anweisungen auf dem Display folgen, um die neueste Firmware zu installieren, oder die Firmware-Version des Druckers am Gerät selbst überprüfen. Heute kann man die Firmware auch manuell über das Remote UI aktualisieren, oder auf der Canon Support-Website nachsehen, ob eine neue Version verfügbar ist.

„Einige unserer neuesten Drucksysteme, wie der Canon MAXIFY GX3050 und der Canon MAXIFY GX4050 können die Firmware nun auch automatisch aktualisieren“, so Zubair. „Diese Modelle stellen sicher, dass immer die aktuellen Updates installiert sind.“

Der Schutz vertraulicher Informationen ist ein wichtiger Aspekt bei der Verwendung der Scanner- oder Kopierfunktion eines Multifunktionssystems. Es ist nur allzu leicht, versehentlich ein Dokument auf dem Vorlagenglas liegen zu lassen, das ein Unbefugter später finden könnte.

Um dieses Problem zu lösen, bieten viele neue Canon Multifunktionssysteme jetzt die Möglichkeit, eine Erinnerung einzustellen, die dich auffordert, das Originaldokument zu entfernen.

„Ist diese Funktion aktiviert“, erklärt Zubair, „zeigt der Drucker etwa eine Minute nach dem Scannen oder Kopieren eine Aufforderung auf dem Display an und erinnert mit einem Signalton daran, dass das Dokument auf dem Vorlagenglas liegen gelassen wurde.“

Wenn du vertrauliche Dokumente druckst, bietet die Stempel-/Hintergrunddruckfunktion einiger Canon PIXMA und MAXIFY Modelle zusätzliche Sicherheit.

„Das ist fast so, als würde man das Dokument mit einem Wasserzeichen versehen“, sagt Zubair. „Mit der Stempelfunktion kannst du einen sehr hellen Text oder einen Bitmap-Stempel hinter die Dokumentdaten drucken. Du kannst z.B. ein Datum, eine Uhrzeit oder einen Benutzernamen auswählen, um den sensiblen Charakter des Dokuments hervorzuheben, und so alle Kopien in den falschen Händen sofort erkennen.“

Die neueste Version des Verschlüsselungsprotokolls Transport Layer Security (TLS) ist schneller und bietet mehr Sicherheit bei der Verbindung zwischen einem Drucker und einem Router. Bei den Modellen Canon MAXIFY GX4050 und GX3050 hat Canon die TLS 1.3-Unterstützung implementiert.

„Die Vorversion TLS 1.2 ist zwar auch sicher und das am häufigsten verwendete Verschlüsselungsprotokoll in Netzwerken“, bekräftigt Zubair, „aber wir führen TLS 1.3 für unsere Drucksysteme ein, um sicherzustellen, dass sie dieselbe verbesserte Verschlüsselung verwenden, mit der auch andere moderne Geräte ausgestattet sind.

„Im Gegensatz zu den vielen praktischen Funktionen für sicheres Drucken, die wir in unseren MAXIFY und PIXMA Modellen eingeführt haben, werden manche Benutzer die neuen Funktionen vielleicht gar nicht bemerken: Die TLS 1.3-Verschlüsselung bietet den Schutz der Daten, und die WPA3-Unterstützung verbessert die Konnektivität und schützt das Netzwerk vor Sicherheitsrisiken wie Abhören und Spoofing. Wir nehmen diese Ergänzungen aber trotzdem im Hintergrund vor, um sicherzustellen, dass das Drucken noch sicherer wird.“

In diesen Zeiten der permanenten Vernetzung ist es wichtig, dass sensible Informationen geschützt werden. Die Sicherheitsmerkmale und -funktionen von Canon Drucksystemen können dazu beitragen, dass das Drucken so sicher wie möglich ist und die Informationen in den gedruckten Dokumenten geschützt sind.



Verfasst von Marcus Hawkins