Der versteht sein Handwerk!

Lösungen für die Digitalisierung im Handwerk beschleunigen im Arbeitsalltag die Dokumentenverwaltung, sparen Zeit, Aufwand und Kosten. Die Basis für eine reibungslose Erfassung von Papieren ist ein flexibler und zuverlässiger Dokumentenscanner – und an diesen stellen Betriebe oftmals besondere Anforderungen. Beim Klima- und Wärmepumpenpezialisten rheinluft in Kerpen verbessert seit Kurzem ein Scanner von Canon die Arbeitsabläufe spürbar.

Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine und Quittungen manuell zu bearbeiten und anschließend analog zu speichern, ist in vielen kleinen Unternehmen noch Alltag. Die Zeiten dürften bald vorbei sein: Schon heute müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, bald auch selbst digital versenden. Hinzu kommen rechtliche Anforderungen, etwa zur Datensicherheit und zur Aufbewahrung nach GoBD.

Auch kleine Handwerksbetriebe profitieren von der Digitalisierung: Digitale Dokumente sparen Zeit bei der Verarbeitung, Verteilung und Speicherung, sind überall und jederzeit verfügbar und benötigen keinen physischen Lagerplatz. Viele kleine Unternehmen zögern jedoch bei der Entscheidung für eine Digitalisierungslösung. Die Gründe dafür sind unterschiedlich: Der Aufwand scheint zu hoch oder es fehlen Ressourcen im eigenen Haus für die Installation und Einführung.

Dass eine digitale Dokumentenverwaltung weder aufwendig noch komplex sein muss, zeigt rheinluft, ein Vier-Personen-Betrieb für Klima-, Kälte- und Wärmetechnik aus dem nordrhein-westfälischen Kerpen. Das Unternehmen installiert Wärmepumpen, Klimaanlagen und Kältesysteme in der Region und betreut gewerbliche Kunden bundesweit.

Nach wie vor erreichen rheinluft zahlreiche Schriftstücke in Papierform, von Quittungen bis hin zu Wartungsberichten. Das Unternehmen digitalisiert diese bereits seit geraumer Zeit, bis vor Kurzem mit einem Multifunktionsgerät. Mit dem All-in-One-Drucker und -Scanner ließen sich Dokumente zwar erfassen, jedoch ließen die Scan-Qualität und die Weiterverarbeitungsmöglichkeiten zu wünschen übrig. „Auch die Handhabung des alten Systems war wenig komfortabel“, erinnert sich rheinluft-Gründer und -Geschäftsführer Thomas Wolf an die Entscheidung für eine neue Lösung. „Die neue Scan-Hardware sollte die Erfassung schneller, präziser und einfacher machen. Darüber hinaus legten wir Wert darauf, die digitalen Dokumente an einem zentralen Ort für alle berechtigten Mitarbeitenden zugänglich zu machen.“

Nach eingehender Beratung entschieden sich Wolf und sein Team für einen Dokumentenscanner von Canon: Das Modell Canon imageFORMULA DR-S350NW erwies sich mit seiner hohen Scangeschwindigkeit von bis zu 50 Seiten und 100 Bildern pro Minute als idealer Partner für einen reibungslosen Digitalisierungsworkflow. Unter anderem unterstützt die Hardware den praktischen Direktscan über den Webbrowser. Wesentliche Features sind bereits ohne Treiberinstallation verfügbar, mit Treiber profitieren Anwendende von einer Vielzahl an Einstellungsoptionen, darunter einer Textverbesserung und der automatischen Erkennung der Seitengröße. Dank der hohen Auflösung von 600 dpi profitiert rheinluft nicht zuletzt von gestochen scharfen Bildern. Eine hohe Fotoqualität ist etwa für detailgetreue digitale Abbilder von Arbeitsberichten und Wartungsbescheinigungen wichtig. Darüber hinaus ist eine optimale Darstellung aller Vorlagen gewährleistet: Ob zerknitterte Quittungen, Durchschläge in geringen Papierstärken oder mehrseitige Angebote, der Scanner erfasst alle Dokumente in hoher Geschwindigkeit und optimaler Qualität. Dabei punktet der beidseitige Vorlageneinzug: Vorder- und Rückseite der Unterlagen erfasst die Hardware automatisch, zeitaufwendiges manuelles Wenden entfällt. Das beschleunigt den Scan-Workflow deutlich – und spart so auch Zeit und Aufwand.

An der Scan-Station erfassen die rheinluft-Beschäftigten täglich rund 20 Schriftstücke in verschiedenen Formaten und Papierstärken. Dazu zählen vor allem Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Arbeitsberichte und Wartungsbescheinigungen von Anlagen und Systemen. Im Zuge der Neuinstallation wurden verschiedene Scan-Workflows angelegt: Die digitalisierten Dokumente gelangen automatisch in definierte, thematisch sortierte Ordner. So lassen sich sie sich schnell wiederfinden, weiterverarbeiten oder archivieren – ein klares Plus für Buchhaltung, Belegwesen und Auftragsabwicklung. Die Suche nach bestimmten Schriftstücken vereinfacht zudem die im Scanner sowie in der Scan-Software integrierte OCR-Erkennung ( Optical Character Recognition). So lassen sich eingescannte Texte schnell und mühelos nach verschiedenen Parametern durchsuchen.

„Die Handhabung des neuen Canon-Systems ist sehr komfortabel und einfach“, erläutert Wolf abschließend. „Der Einzug funktioniert bei allen Papiertypen zuverlässig und die Scan-Software tut ihr Übriges, richtet Dokumente etwa automatisch korrekt aus und verfügt über automatische Bildverarbeitungsfunktionen. Eine zeitaufwendige manuelle Nachbearbeitung ist in der Regel nicht notwendig.“ Durch den so deutlich beschleunigten Scan-Workflow gewinnen die Beschäftigten Kapazitäten für das Kerngeschäft, etwa für die Kundenbetreuung und die Akquise.