Automatisierung:
Canon schafft Freiräume

Die Stadt Duisburg kam irgendwann an den Punkt, Hausdruckerei und IT zusammenzulegen und neu zu denken. Während in vielen anderen Kommunen bundesweit diese Abteilungen dezentral sowie getrennt voneinander agieren, legte Duisburg diese beiden zentralen Services kurzerhand zusammen und profitiert heute von zahlreich gewonnenen Synergien.

Doch schön der Reihe nach: Die Stadtverwaltung an Rhein und Ruhr wollte Prozesse digitaler gestalten, ältere 288-Seiten-Drucksysteme ablösen und durch leistungsstärkere ersetzen. Vor allem im Transaktionsdruck, der den überwiegenden Teil der Druckjobs ausmacht, sollten in Duisburg grund­legende Verbesserungen erzielt werden. Bei einem Druckvolumen von rund 20 Millionen Seiten pro Jahr in Farbe und Schwarzweiß lag das Augenmerk seitens der ausschreibenden Kommune nicht nur auf Geschwindigkeit, sondern auch auf Zuverlässigkeit und einem hohen Automatisierungsgrad.

„Mit diesem Fokus kamen für uns praktisch nur wenige Anbieter infrage“, berichtet Arne Baade, Leiter Customer Communication Management, und weiter: „Gerade die Qualität und Bauweise von Maschinen ist entscheidend für Standzeiten, Verfügbarkeit, Produktionskosten und Mitarbeiterzufriedenheit.“

Mit den neuen schnelleren Canon Produktionsdrucksystemen varioPRINT 6330 TITAN mit jeweils 328 Seiten pro Minute und der Kombination mit der Druckvorstufen-Software OneVision konnte Arne Baade seine Ursprungsidee umsetzen:

Er suchte Druckmaschinen und ein Steuerungsprogramm aus einem Ökosystem, die von nicht IT-spezialisiertem Personal bedient werden können und möglichst viele Produktions­prozesse durch unterstützende Workflows begleiten.

„Nicht nur die Datenströme können live im Browser eingesehen werden, die dazugehörigen Workflows können on the fly angepasst werden“, sagt Arne Baade.

Die produktiven Canon Digitaldrucksysteme inklusive der Software von OneVision waren der Türöffner. Welche Entwicklung die neue Partnerschaft nahm, freut Arne Baade noch heute. „Die Qualität der Maschinen und die der Druckausgabe, sowie die erreichten Geschwindigkeiten und Reaktionszeiten ermöglichten einen höheren Druckoutput bei gleichbleibendem Personaleinsatz“, berichtet Arne Baade. Er nennt das Spooling der Druckdaten als Beispiel: „Bei Canon gibt es keine Warteschleifen; gesendete Daten stehen unmittelbar zur Verfügung und werden sofort verarbeitet. Das spart enormen Aufwand.“

Mit dem neu geschaffenen Customer Communication Management werden Bescheide, städtische Mitteilungen, Geschäftsbriefe, vielerlei Einladungen des Oberbürgermeisters oder Wahlbenachrichtigungen, etc. für die Duisburger und Duisburgerinnen gedruckt. Arne Baade: „Mit OneVision können wir Dokumente, z. B. mittels CSV- und Textdateien, dynamisch setzen. Zudem werden PDFs für diverse Kommunikationskanäle wie Web-Services, Archive und E-Akten produziert.“
Auch die einzelnen Etagendrucker der Stadtverwaltung werden – wie Arne Baade es bezeichnet – mit PDF-Formularen und individuellen Schriftstücken „betankt“ und stehen auf Abruf für zuständige Mitarbeitende der Verwaltung bereit.

Bei der Software von OneVision überzeugt die Übersicht der Benutzeroberfläche: Die einzelnen Module sind selbsterklärend und die vielen auch neu inkludierten Funktionen lassen sich stets an den aktuellen Bedarf der Stadt anpassen. „Durch eine Änderung bei uns benötigten wir relativ früh ein bestimmtes Feature, welches es bis dato nicht gab. Das Team von Canon half uns binnen Stunden mit einem Workaround. Wenige Wochen später erschien mit dem nächsten Major Update dieses Feature als neue Funktion. Das Update wurde eingespielt, der Workaround deaktiviert, die Funktion aktiviert. Komplett unaufgeregt. OneVision wächst eben mit uns mit.“

Durch die Entscheidung für Hard- und Software aus der Hand von Canon, inklusive Service und maßgeschneidertem Consulting, erhielt Duisburg eine auf den eigenen Bedarf optimierte Workflow-Automatisierung. Aus einer Hand heißt auch: ein zentraler Canon Kontakt für alles.
„Die Canon Lösung verschafft uns Freiräume, unsere Kernaufgaben wahrzunehmen und Zukunftsszenarien zu entwickeln“, sagt Arne Baade. „Aufgrund der Schnittstellenmöglichkeiten von OneVision konnten wir viele einzelne Komponenten zu einer großen Output-Management-Plattform verschmelzen. Dabei müssen wir nicht mehr zwischen Akzidenz- und Transaktionsdruck unterscheiden, alles läuft über eine Plattform.“ Und: In seiner Stimme klingt die Überzeugungskraft eines First Movers mit.

OneVision passt sich an die aktuellen Bedarfe einer Druckvorstufe an und bleibt zukunftssicher. Die automatisierte Fehlerbehebung von rund 130 Indikatoren, zum Beispiel das Wechseln eines Letter-Formats in DIN-A4-Format geschieht ohne zusätzlichen Eingriff. Das Ändern einer Adresszeile kann im Handumdrehen erledigt werden. „Duisburgs Hausdruckerei ist durch definierte Standards im Arbeitsablauf resilient geworden und selbst unvorhergesehene Peaks beim Drucken werden durch Automatisierungen abgefedert“, erläutert Arne Baade. Das betrifft zum Beispiel Briefe zu unvorhergesehenen Gesetzesänderungen oder Bürgerbegehren.

Dieses perfektionierte Handling führte dazu, dass aktuell auch zwei weitere Kommunen ihre Druckaufträge via Duisburg realisieren lassen. Auf der Warteliste stehen zudem noch weitere Städte, die mit Duisburger Unterstützung drucken lassen möchten. Erst kürzlich waren Vertreter einer benachbarten Großstadt vor Ort, um sich über die optimierten Output-Management-Prozesse zu informieren. Arne Baade selbstbewusst: „Wir sehen uns als Vordenker und wollen kopiert werden.“ Übrigens produziert Duisburg alle Druckjobs klimaneutral. Die Hausdruckerei wird seit September 2024 über Photovoltaikanlagen von den Dächern der Stadtverwaltung gespeist.