Mit Canon gesetzeskonform scannen
Die Umstellung auf papierlose Prozesse bietet dazu ein wirksames Mittel.
Unternehmen und öffentliche Einrichtungen haben vielfach bereits begonnnen, Papierdokumente zur elektronischen Weitererarbeitung einzuscannen. Jedoch werden die jeweiligen Originaldokumente nach dem Scannen häufig nicht entsorgt. Stattdessen werden sie parallel zu den elektronischen Akten weiterhin aufbewahrt, um die gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.
Die Folge: Der Berg der Papieraktenbestände in den Archiven wächst mit der Flut immer neuer Papieroriginale unverändert weiter an und verursacht so ständig steigende Kosten.
Das ersetzende Scannen mit der Vernichtung der papiergebundenen Originale erspart diese Kosten und schafft die Möglichkeit, das Potenzial papierloser Prozesse vollständig auszuschöpfen.
Schnellere und effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen bei gleichzeitiger Entlastung von Mitarbeitern
Reduzierung von Kosten für die Vorhaltung von Originaldokumenten
Implementierung von höchsten Sicherheitsstandards
Erfüllung von Compliance-Richtlinien
Schnell und sicher zu richtlinienkonformen Prozessen
Zuweisung zu Dokumentenklassen und Vorsortierung von Dokumenten mit Prüfung auf Echtheit, Vollständigkeit und Unversehrtheit. Prüfung, ob einzelne Bestandteile von Dokumenten nicht oder nur kopierend zu scannen sind und ob die Verarbeitung eines Dokuments technisch fehlerfrei möglich ist.
Der eigentliche Digitalisierungsvorgang – beginnend mit der Zuführung der Dokumente in den Scanner bis zur Ausgabe der erzeugten Digitalisate auf ein Speichermedium.
Eine Nachbearbeitung von gescannten Dokumenten durch Maßnahmen wie Kontrast- oder Helligkeitsveränderungen, Farbreduktion, Beschneiden oder Rauschunterdrückung darf nur dann erfolgen, wenn sie auf die Erhöhung der Lesbarkeit abzielt.
Die zu ergreifenden Maßnahmen orientieren sich am Schutzbedarf von Dokumenten. Ein erhöhter Schutzbedarf erfordert den den Einsatz kryptografischer Verfahren in Form von elektronischen Signaturen, elektronischen Siegeln und elektronischen Zeitstempeln.