Zentek: Datenstrom statt Papierflut
Datenstrom statt Papierflut: Anwenderbericht von Zentek
Die Herausforderung
Zentek erbringt für die Entsorgungsbranche Komplettdienstleistungen in unterschiedlichen Bereichen. Rund 7100 Rechnungen, teils mit Anhängen von bis zu 100 Seiten, wurden bei Zentek meist manuell erfasst. Dieser Medienbruch, der naturgemäß oft fehlerbehaftet ist, minderte die Prozessqualität und sorgte für lange Durchlaufzeiten.
"Auf der Seite der Leistungs-erbringer, also bei den Entsorgungsbetrieben, fehlten bisher die Schnittstellen. Hier wollten wir mit dem digitalen Entsorgungsmanagement ansetzen."
verdeutlicht Siegfried Vogel. Ein vollautomatisierter Prozess, von der Bestellung des Kunden bis zur Rückmeldung über die erfolgte Entsorgung samt der Begleichung der Rechnung, war das Ziel.
Die Lösung von Canon
Gemeinsam mit Canon hat Zentek ein Konzept entwickelt, mit dem die angestrebte Digitalisierung und Automatisierung schrittweise umgesetzt wird. In einem ersten Pilotschritt wurde dafür IRISxtract von Canon für die Digitalisierung der weiterhin in Papierform eingehenden Wiegeprotokolle bei Zentek implementiert.
"Océ COSMOS war uns bereits als leistungsstarke Workflow-Engine durch das Pilotprojekt mit IRISxtract bekannt und erschien uns als die geeignete Basis für die vollständige Anbindung unserer Partnerunternehmen,"
schildert Siegfried Vogel. Durch diese Lösung war es nun möglich, mit Hilfe eines individuell abgestimmten XML Formates die Beauftragung von Zentek an den Entsorger zu übertragen. Die Entsorgungsbetriebe ihrerseits senden ihre Rechnungen im Datenaustauschformat ZUGFeRD an die Kölner Zentrale.
Die über das Portal in das ERP-System bei Zentek eingehenden Dispositionen werden über Océ COSMOS aufbereitet und weitergeleitet. Gleiches gilt für den Rückweg: Auftragserhalt und -bestätigung, sowie Abfuhr und Entsorgung kann der Betrieb vor Ort auf diesem Weg zeitnah melden.
Die fällige Rechnung nimmt ebenso ihren elektronischen Weg über die zwischengeschaltete Lösung von Canon in das ERP-System bei Zentek und wird schneller beglichen.
Nutzen
"Mit Océ COSMOS reduzieren wir den Aufwand bei der Eingangsrechnungsbearbeitung erheblich. Von dem schnelleren Workflow profitieren unsere Kunden und unsere Dienstleister."
"Die aufwendige und fehlerhafte Neuerfassung von Daten entfällt, und damit steigt die Qualität der Prozesse."
„Für die angeschlossenen Entsorgungsbetriebe ist unsere Lösung sehr attraktiv. Denn wenn sie ihre Rechnung und die Wiegeprotokolle elektronisch übermitteln, gelten diese Daten als valide und müssen hier bei uns nicht erneut erfasst werden.“, erklärt Siegfried Vogel.
Bei Zentek entfällt auf der anderen Seite das kostenintensive und fehleranfällige Erfassen aller Daten. Eine geringere Reklamationsquote und mehr Kundenzufriedenheit sind das Resultat.
Für Zentek ist die Anbindung von weiteren Betrieben einfach, da die mit Canon erarbeiteten Workflows und Prozesse wiederverwendbar sind.
Lesen Sie den ganzen Anwenderbericht von Zentek.
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