Compliance standardmäßig: Verbesserung von Sicherheit und Konformität durch Information Management

Die Einhaltung der Informationsvorschriften ist zu einem wichtigen Bereich geworden, den die Unternehmen nicht mehr ignorieren können. Mit dem Inkrafttreten neuer Regelungen wird das Information Management der Schlüssel zum Nachweis der Compliance sein.

Neue rechtliche Rahmenbedingungen, wie die Richtlinie über Netz- und Informationssicherheit 2 (NIS2) in der EU, stellen höhere Anforderungen an die Unternehmen. Mit diesen Maßnahmen wird der Geltungsbereich der bestehenden Rechtsvorschriften erweitert, so dass mehr Branchen höhere Compliance-Standards nachweisen müssen, um der anhaltenden Bedrohung durch die Internetkriminalität zu begegnen.

Die Einhaltung der Vorschriften ist jedoch komplexer geworden als jemals zuvor. IT-Entscheidungsträger (ITDMs) kämpfen mit dem Balanceakt zwischen der Sicherung einer ständig wachsenden Datenmenge und den Herausforderungen, die mit der laufenden digitalen Transformation einhergehen. Im Jahr 2023 wurden in der EU aufgrund von Verstößen gegen die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO)¹ Geldbußen in Höhe von rund 2,1 Milliarden Euro verhängt.

Obwohl sie die Bedeutung dieser Herausforderung erkannt haben, stehen ITDMs bei der Erfüllung ihrer neuen Compliance-Verpflichtungen vor erheblichen Hürden. Maßnahmen zur Verbesserung des Information Management und die Einführung eines höheren Automatisierungsgrads können das Compliance-Management unterstützen, denn dadurch wird die Handhabung von Dokumenten und Daten rationalisiert und die Transparenz verbessert.

Die Verlagerung zu hybriden Arbeitsumgebungen bedeutet, dass immer mehr sensible Daten an immer mehr Geräte übertragen werden müssen. Das betrifft Geräte im Büro bis hin zu Systemen bei Mitarbeitenden, die aus der Ferne auf Netzwerke zugreifen. Dadurch gibt es heute weit mehr Angriffspunkte als je zuvor. Um diese wachsende Herausforderung zu bewältigen, müssen IT-Teams noch härter arbeiten. Eine Untersuchung von Canon hat ergeben, dass 60 % der ITDMs die Sicherheit zu ihren drei größten Herausforderungen zählen².

Nur durch einen klaren Überblick können ITDMs Lücken in ihrer Informationssicherheit erkennen und beheben – hier ist das Information Management entscheidend. Tools für das Information Management verbessern die Kontrolle über Dokumente und geben einen besseren Überblick über den Umgang mit Daten. Die Vermeidung von „blinden Flecken“ im Bereich der Informationssicherheit durch ein effektives Information Management wird viel zur Stärkung des Vertrauens beitragen.

Die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften ist eine zeit- und ressourcenintensive Aufgabe. ITDMs, die mit einer Vielzahl von geschäftskritischen Belangen jonglieren und gleichzeitig mit dem Innovationstempo mithalten müssen, haben oft Schwierigkeiten, dem Compliance-Management ausreichend Zeit zu widmen.

Eine Untersuchung von Canon hat ergeben, dass ein Fünftel der ITDMs angibt, nicht über die nötigen Ressourcen zu verfügen, um die Einhaltung der Vorschriften wirksam zu verwalten³. Dies hindert sie daran, sich Zeit für strategische Prioritäten und die Zukunftsplanung zu nehmen, die das Unternehmen in die Lage versetzen würde, von den neuen Technologien zu profitieren.

Durch die Automatisierung der Compliance-Prozesse können Unternehmen ihr Wachstum beschleunigen, die Effizienz steigern und Risiken minimieren. Das liegt daran, dass automatisierte Lösungen den Zeitaufwand für die Überwachung und Verwaltung der Datenspeicherung, des Datenzugriffs und der Datennutzung verringern und die Mitarbeitenden für Aufgaben freisetzen, die den Geschäftswert steigern.

Darüber hinaus bieten automatisierte Prozesse den ITDMs ein beruhigendes Gefühl, da sie einen stärkeren und vertrauenswürdigeren Ansatz für die Informationssicherheit schaffen und menschliche Fehler reduzieren. Zusammen mit der besseren Transparenz und Kontrolle durch das Information Management bedeutet dies, dass sich ITDMs weit weniger Sorgen machen müssen, dass die Vorschriften eingehalten werden.

Während überraschenderweise 78 % der IT-Verantwortlichen der Meinung sind, dass ihr Unternehmen in Bezug auf die Informationsverwaltungsprozesse bereits ausgereift ist⁴, ergab die Canon-Studie, dass nur 53 % automatische Zugriffsrechte⁵, die grundlegendste Form der Compliance-Automatisierung, eingeführt haben. Diese Diskrepanz kann Organisationen verwundbar machen – vor allem, wenn die Wahrnehmungslücke dazu führt, dass sich Organisationen "geschützt" fühlen, sie es aber tatsächlich gar nicht sind.

Das Verhalten der Mitarbeitenden ist ein wichtiger Teil dieses Puzzles. Es ist nach wie vor eine Herausforderung, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden Daten im Einklang mit den Compliance-Richtlinien verarbeiten, da einige, ob bewusst oder unbewusst, die Compliance-Verfahren nicht einhalten. 36 % der ITDMs geben an, dass sie den Verdacht haben oder sich dessen bewusst sind, dass sich die Mitarbeitenden nicht immer an die Compliance-Vorschriften halten⁶.

Die Automatisierung von Compliance-Prozessen kann jedoch eine "Compliance by Default"-Kultur fördern, menschliche Fehler verringern und das Risiko versehentlicher Compliance-Verstöße reduzieren. Indem sichergestellt wird, dass die Lösungen, Prozesse und Systeme für das Information Management so konzipiert sind, dass die Einhaltung der Vorschriften bereits im Mittelpunkt steht, wird der Druck auf die Mitarbeitenden verringert, die Compliance selbst sicherzustellen.

In einer zunehmend digitalen Welt wird es wahrscheinlich immer mehr Vorschriften geben, die regeln, wie wir Daten verwalten und speichern. Wenn dieser Zeitpunkt gekommen ist, werden diejenigen Unternehmen, die ihre Compliance-Prozesse bereits automatisiert haben, am besten in der Lage sein, problemlos zu skalieren und in Zukunft erfolgreich zu sein.

Durch die sofortige Implementierung einer robusten Information Management Lösung können ITDMs einen besseren Einblick in die Datennutzung innerhalb ihres Unternehmens gewinnen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Einhaltung der Vorschriften der Standard ist.