Information Management Solutions

Canon als Spezialist und Marktführer rund um das Management von dokumentenbasierten Informationsprozessen berät und betreut Sie stets professionell und umfassend. Unsere Experten von Information Management Solutions helfen Ihnen kompetent bei der Realisierung und Optimierung Ihrer Prozesse. Die Lösungen werden auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen und sind anwenderfreundlich und gleichzeitig kostensparend. Unser Portfolio umfasst Lösungen für die gesamte Bandbreite der Eingabe-, Verarbeitungs- und Ausgabe-Prozesse in Ihrem Unternehmen.

1. Digitale Poststelle
2. Rechnungsverarbeitung
3. Steuerung geschäftskritischer Dokumentenprozesse
4. Customer Communication Management
5. Output-Management
6. Drucken aus SAP
7. PDF/UA-Standard zur Barrierefreiheit

Die Anforderungen
Alle im Unternehmen eingehenden Papierdokumente sollen zentral bearbeitet und elektronisch im betrieblichen Workflow eingehen. Eine intelligente, digitale Poststelle bietet Ihnen die Möglichkeit, die Dokumente automatisch digital zu erfassen, zu identifizieren und zu indizieren. Ihre Weiterleitung an den Empfänger oder die Fachabteilung auf digitalem Weg erfolgt unter Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien. Zudem stehen sie durch die Archivierung auch langfristig zur Verfügung.

Vorteile und Nutzen
• Effizienzsteigerung und Reduzierung manueller Prozesse durch automatische Postbearbeitung und parallelem Zugriff
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit und der Kundenbindung durch schnellere Prozesse bei der Postverarbeitung
• Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vertraglicher Pflichten

Die Anforderungen
Ihre eingehenden Rechnungen sollen von ihrem Eingang bis zur Archivierung schnell, effizient und automatisch bearbeitet werden. Egal, ob diese in Papierform oder digital, z. B. als X-Rechnung vorliegen – mit der umfassenden Lösung von Canon werden sie über einen einheitlichen, digitalen Workflow verarbeitet, geprüft und mit der entsprechenden Bestellung abgeglichen. Anschließend werden sie zur Genehmigung weitergeleitet und abschließend archiviert.

Vorteile und Nutzen
• Reduzierung der Kosten bei der Rechnungsverarbeitung
• Optimierung des Rechnungsworkflows durch frühzeitiges Scannen von Papierrechnungen
• Zeiteinsparung bei Rechnungsprüfung und sofortige Auskunftsbereitschaft bei Rückfragen
• Bessere Einhaltung finanzieller Compliance-Richtlinien

Die Anforderungen
Dokumente Ihres Unternehmens müssen zur richtigen Zeit im richtigen Format an der richtigen Stelle sein. Diese Herausforderung in der Informationslogistik wird durch die Automatisierung von sich wiederholenden Dokumentenprozessen jeglicher Art gelöst. Dabei werden die für den Prozess benötigten Applikationen an ein zentrales Workflow-Management angebunden. Die Automatisierung erfolgt über die Steuerung und Überwachung der einzelnen Prozessschritte durch das Workflow-Management.

Vorteile und Nutzen
• Durchgängige Kontrolle und Transparenz aller Dokumentenprozesse
• Extrem hohe Flexibilität bei den Prozessen und Workflows durch Anwendungsunabhängigkeit und schnelle Anpassungen bei Prozessänderungen
• Kostensenkung durch Automatisierung der Dokumentenprozesse

Die Anforderungen
Für eine effektive Omnichannel-Kommunikation mit Ihren Kunden bietet Ihnen Canon das Customer Communications Management, das durch seine Gestaltungs- und Personalisierungsmöglichkeiten für eine nachhaltige Kundenbindung sorgt. Ob als Rechnung aus dem Warenwirtschaftssystem oder als Kundenanschreiben aus der Office-Anwendung – alle Dokumente werden CI-konform erzeugt und über die geeignete Form ausgegeben.

Vorteile und Nutzen
• Eine zentrale CCM-Plattform sorgt für konsistentes Branding und Corporate Messaging – auch über mehrere Informationskanäle hinweg
• Optimierung und Automatisierung der Dokumentenerstellung durch die Übernahme von Daten aus den ERP-Systemen
• Erhöhung der Kundenbindung durch Individualisierung und Personalisierung
• Flexible Bereitstellungsmodelle von On-Premise bis Cloud

Die Anforderungen
Outputmanagement ist heute viel mehr als Drucken, denn es reicht von der Steuerung einzelner Drucker bis hin zum Monitoren ganzer Druckerflotten. Bei der Ausgabe Ihrer Informationen und Inhalte – als Drucke oder digitale Dokumente ist häufig die Ansteuerung von Archiven und Portalen erforderlich.

Zudem lassen sich die klassischen Spoolingaufgaben, das zeitliche Planen der Ausgabe, die Lastverteilung bei den Drucksystemen sowie das seitengenaue Aufsetzen nach einem Abbruch und noch vieles mehr durch das Outputmanagement problemlos umsetzen.

Vorteile und Nutzen
• Erhöhung der Produktivität durch Planungsmöglichkeiten bei der Ausgabe
• Überragende Flexibilität durch das Anbinden an verschiedenste Eingabekanäle und Omnichannel-Ausgabe
• Steigerung der Effizienz durch die Automatisierung der Ausgabeprozesse
• Druckdaten als PDF generieren mit passenden Kopfdaten
• Ausgabe von archivierten Dokumenten im PDF/UA-Format

Die Anforderungen
Durch die digitale Transformation ist eine intelligente Druck- und Dokumentenausgabe aus SAP für Ihr Unternehmen unerlässlich. Canon bietet Ihnen durch den Einsatz moderner Spool- und Dokumentenmanagementsysteme mit integrierter Backchannel Communication perfekte Ergebnisse bei der Druck- und Dokumentenausgabe. Die generierten Informationen werden zudem ins SAP zurückgeführt.

Darüber hinaus können die SAP-Daten mithilfe externer Quellen wie CRM-Umgebungen, Datenarchiven oder Kompositionsanwendungen erweitert und in SAP oder einem externen Dokumentenarchiv gespeichert werden.

Vorteile und Nutzen
• Anwenderfreundlich und geringe Einarbeitungszeit durch Steuerung des Druckprozesses aus SAP heraus
• Geringeres Fehlerrisiko durch Kontrolle über den kompletten Druckprozesses inklusive der Rückmeldung aller Druckergebnisse an SAP
• Sicherheit durch zertifizierte Schnittstellen für die Integration von ABAP-Add-Ons sowie für die SAP S/4HANA® Cloud und die SAP® Business Technology Platform

Die Anforderungen
In Deutschland und der EU müssen viele Unternehmen ab dem 28.06.2025 den PDF/UA-Standard (UA = Universal Accessibility) umsetzen und den Anforderungen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) gerecht werden. Daher sollen
• die Dokumente (PDFs) barrierefreien sein,
• Bestandsdokumente in den PDF/UA-Standard umgewandelt werden und
• die PDFs vorgelesen werden können.

Vorteile und Nutzen
• Automatisierte Verarbeitung: Spart Zeit und reduziert Fehler
• Strukturierte Inhalte: Automatische Erstellung logischer Lesereihenfolgen und semantischer Tags
• Einbettung von Schriftarten: Konsistente Anzeige auf verschiedenen Geräten
• Optimierung für mobile Geräte: Bessere Benutzerfreundlichkeit auf Smartphones und Tablets
• Umwandlung von Alt-Dokumentenbeständen

Unsere Expertise
• Mehr als 30 Jahre Erfahrung in Prozessentwicklung, Implementierung und Orchestrierung von Lösungen
• Über 2.700 Kunden im Bereich Informationsmanagement in ganz Europa
• EU-weite Experten, einschließlich in speziellen „Kompetenzzentren“

Wie Canon Ihre Organisation unterstützt
• Nahtlose Integration von analogen und digitalen Daten
• Individuelle Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse
• Expertise deckt die gesamte Bandbreite der Eingangs-, Verarbeitungs- und Ausgabeprozesse ab