Sicherheit im Büro
Schützen Sie Ihre vernetzte Druck- und Scantechnologie gegen Online-Angriffe und Datenverlust, natürlich in Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen.
Artikel
Datenschutz in turbulenten Zeiten
Die Grenzen zwischen Büro- und Fernarbeit verschwimmen in ungeahnter Weise. Wie können Sie gewährleisten, dass Ihre Firmendaten geschützt bleiben?
Aufbau einer sicheren Fernarbeitsstruktur
Bei diesem Webinar lernen Sie die Vorteile einer sicheren mobilen Belegschaft kennen und erfahren, wie Ihr Unternehmen den Übergang meistert.
Fernarbeit in turbulenten Zeiten
Anfang 2020 konnte sich niemand vorstellen, was passieren würde und mit welchem Ausmaß an Veränderung wir konfrontiert würden. Doch der Umbruch ist da und geht mit Herausforderungen einher, wie sie Unternehmen praktisch nie zuvor erlebt haben. Wer überleben will, muss sich anpassen. Für viele ist Heimarbeit plötzlich Normalität.
Mit einem Mal hat der digitale Wandel, den Sie Schritt für Schritt angehen wollten, höchste Dringlichkeit. Vorlaufzeit? Fehlanzeige. Dies wirft die Frage auf, wie Sie garantieren können, dass geschäftskritische Informationen in turbulenten Zeiten nicht nur weiter fließen, sondern auch geschützt bleiben.
Die Steuerung von Informationen ist eine riskante Angelegenheit
Die Welt ist eine andere geworden. Das aber ändert nichts daran, dass Ihre sensiblen Daten geschützt werden müssen. Im Gegenteil. Der Bedarf an belastbaren Sicherheitsprotokollen und Nutzungsregelungen ist höher denn je. Welche Sicherheitsprobleme sind mit der Fernarbeit verbunden, und wie gehen Sie sie an?
Hier sind einige unsere wichtigsten Tipps für ein sicheres mobiles Arbeiten:
1) Schützen Sie Ihre Fernarbeits-Methoden – Cyberkriminelle suchen stets nach neuen Gelegenheiten. Der rasante globale Wandel ist genau das, worauf sie gewartet haben. Beim Blick auf ein Netzwerk können sie erkennen, ob jemand grad privat im Netz agiert oder für die Firma arbeitet. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht durch sichere Fernarbeits-Methoden schützen, könnten weitreichende Datenverluste, Datenmissbrauch und massive Geldstrafen die Folge sein.
2) Hüten Sie sich vor allem vor Phishing-Angriffen – Branchenstudien zeigen einen deutlichen Anstieg gefälschter E-Mails1, die vorgeben, Sicherheitsupdates zu enthalten, tatsächlich aber das Nutzersystem mit Malware infizieren. Mahnen Sie Ihre extern arbeitenden Angestellten zur Vorsicht, indem diese den Absender prüfen und kontrollieren, ob ihre Mailadresse exakt mit der eines erwarteten Empfängers übereinstimmt. Vor allem sollten sie sich davor hüten, auf einen unbekannten Link zu klicken.
3) Denken Sie an die Sicherheit privater Heimgeräte – wenn Ihre Mitarbeiter zuhause arbeiten, benutzen sie vermutlich ihre privaten Drucker und Scanner. Diese werden nicht die Standard-Sicherheitsfunktionen haben wie die Geräte in Ihrem Firmennetzwerk. Jedes mit dem Internet verbundene System ist anfällig für Angriffe. Um Ihre geschäftskritischen Daten zu schützen, sollten Sie daher bei Ihren mobilen Mitarbeitern sicherstellen, dass deren Netzwerk privat und nur über ein sicheres Kennwort zugänglich ist, z.B. durch Änderung des werkseitigen Kennworts.
4) Und vertrauliche Papiere – hier sollten Sie ebenfalls sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter damit so gewissenhaft umgehen, als wären es ihre eigenen Kontoauszüge. Vertrauliches muss auch außerhalb des Büros entweder geschreddert oder geschützt aufbewahrt werden.
5) Die beste Methode ist die, nur eine einzige zu haben – Dokumentensicherheit ist entscheidend für ein Unternehmen. Daher sollten auch für die Heimarbeit die gleichen strengen Firmenrichtlinien gelten. Es ist wichtig, Ihr Team daran zu erinnern, nur Anwendungen, Netzwerke und Cloudsysteme zu nutzen, die vom Unternehmen bereitgestellt werden. Kostenlose Cloud- und Speichertools, die nicht von Ihnen überprüft wurden, sind möglicherweise unsicher.
Der Gedanke, der über allem steht: Jeder Angestellte, der mobil arbeitet, muss ein Bewusstsein dafür entwickeln, dass er auf seinem heimischen Sofa die gleichen Sicherheitsstandards einzuhalten hat wie im Firmenbüro.
Aufbau einer sicheren Fernarbeitsstruktur
Die Wichtigkeit der Dokumentensicherheit beim mobilen Arbeiten ist klar geworden. Wie lässt sich nun eine übergreifende Schutzstrategie entwickeln?
Die gute Nachricht: Es ist weniger kompliziert als man glaubt. Oft gelangen wichtige Informationen nicht durch ausgeklügelte Cyberangriffe nach außen, sondern infolge von Lücken in Datensicherheitssprozessen. Daher sollten Sie jetzt Ihren Informationsmanagement-Ansatz auf den Prüfstand stellen und sichere mobile Arbeitsmethoden installieren.
Sie müssen die Gewissheit haben, dass Sie Geschäftsdokumente und sensible Informationen schützen und zugleich die Dokumentenmanagement-Bestimmungen einhalten können. Und zwar so, dass Mitarbeiter stressfrei auf die Daten, Informationen und Dokumente zugreifen können, die sie für die Ausübung ihrer Arbeit benötigen.
Speicherung, Verwaltung, Verteilung und Archivierung sind die entscheidenden Faktoren für den Aufbau Ihrer Informationssicherheit. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:
- Wie transparent sind derzeit Ihre Dokumentenprozesse als Ganzes?
- Sind Sie in der Lage, die Nutzeraktivitäten zu verfolgen?
- Wie werden ein- und ausgehende Dokumente zwecks Minimierung von Sicherheitsrisiken derzeit geschützt?
- Haben Sie die Gewissheit, dass nur befugte Nutzer Zugriff auf sensible Daten haben?
- Sind Sie sicher, dass Ihre digitalen Daten nur für die gesetzlich vorgeschriebene Zeitspanne gespeichert werden?
Falls Ihnen manche Antworten darauf schwerfallen, sollten Sie nach einer sicheren Dokumentenmanagement- und Workflowlösung Ausschau halten. Bitten Sie Ihre möglichen Dienstleister diese Themen anzugehen, um die Risiken des Datenverlusts und hoher Geldbußen zu minimieren.
Sie brauchen ein System, das in der Cloud funktioniert, Ihren Workflow steuert, Ihnen die Möglichkeit bietet, alle geschäftskritischen Informationen zu überwachen und zu überprüfen, Ihre Dokumente schützt und Löschungsrichtlinien rechtskonform umsetzt.
In diesen turbulenten Zeiten geht es für Unternehmen darum, nicht nur das Überleben, sondern auch auch das Florieren und Gedeihen zu lernen.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer sicheren mobilen Belegschaft.
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