Durch rasantes Wachstum und die starke Erweiterung des gesamten Hotel-, Restaurant und Spa-Komplexes ist beim Hotel BEI SCHUMANN, über viele Jahre hinweg eine heterogene Drucksystemlandschaft entstanden. Es war daher nicht überraschend, dass sich das Unternehmen ein Homogenisieren und Optimieren der kompletten Drucksystemlandschaft wünschte. Darüber hinaus sollte das Management der Systemlandschaft vereinfacht und damit auch die Inhouse-IT entlastet werden. Wichtig war auch, sensible Daten zu schützen und Datenschutzkonformität zu gewährleisten. Deshalb wünschte sich das Unternehmen, sicher drucken und Dokumente verarbeiten zu können. Auch war ein automatisiertes und vereinfachtes Toner-Versorgungskonzept geplant, sowie eine gesamtkonzeptionelle Kostenoptimierung im Bereich des Druckmanagements zwingend erforderlich.

Zum Einen hat das IT Competence Center eine multifunktionelle Drucksystemumgebung an benutzerfreundlichen Standorten eingerichtet. Damit konnte die Anzahl der Geräte reduziert und die Art der notwendigen Geräte ganz nach Kundenbedürfnis angepasst und optimiert werden. Die klassischen Arbeitsplatzdrucker wurden entfernt und dafür Multifunktionssysteme an relevanten Standorten auf Basis von Canon uniFLOW platziert, wo sie sofort von verschiedenen Mitarbeitenden genutzt werden konnten.

Durch das uniFLOW Outputmanagement konnte der Anforderung, das Management der Systemlandschaft zu optimieren und zu vereinfachen, gerecht werden. Die Ausgabe an den Endgeräten regelt uniFLOW in den Modi Standard-Modus, Direktdruck und Teamdruck. Vordefinierte Kommunikationswege erlauben den automatischen Versand von Dokumenten per Fax, E-Mail, als Druck und die parallele Archivablage. Ganz wie BEI SCHUMANN es möchte.

Durch das zentrale Management der Druckaufträge kamen flächendeckend Funktionalitäten wie uniFLOW Secure Print und FollowMe Print zum Einsatz. Damit ist es jedem Mitarbeitenden möglich, Dokumente mit sensiblen oder personenbezogenen Daten mit Hilfe eines PINs oder Chips zu drucken. Damit wird auch den Datenschutzrichtlinien beim Kunden Rechnung getragen werden.

Über die Anbindung der Systeme an Canon eMaintenance werden der bedarfsgerechte Service sowie das Tonermanagement durch Techniker des IT Competence Centers erbracht.

Ein großer Vorteil für die Mitarbeitenden des Hotels ist die Flexibilität, die sie dazugewonnen haben, in dem sie von jedem Gerät im Haus drucken, kopieren und scannen können. Damit ist auch Ausfallsicherheit gewährleistet, denn sollte ein Gerät mal nicht funktionieren, können sie jedes andere System im Haus trotzdem nutzen. Zudem können die Mitarbeitenden von einer optimierten Dokumentenablage profitieren.

Die Geschäftsführung des Hotel BEI SCHUMANN profitiert von einer enormen Kostentransparenz und freut sich über Zeitersparnisse in der Verwaltung und der Inhouse-IT.