Reifegrad der Digitalisierung: Die Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit schliessen

Um in der heutigen Welt erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen ihre Produktivität und ihr Wachstum durch Effizienzsteigerung und Kostensenkung kontinuierlich steigern. Viele glauben, die Antwort auf diesen Balanceakt gefunden zu haben: automatisiertes Dokumentenmanagement.

Durch die Automatisierung datenintensiver Prozesse erhoffen sich Unternehmen eine Produktivitätssteigerung und höhere Erträge. Doch trotz ihrer Begeisterung für die Automatisierung und ihre Vorteile nutzen die Unternehmen nicht alle Möglichkeiten, die sie bietet.

Eine neue Studie von Canon zeigt, dass IT-Entscheidungsträger (ITDMs) ihre Reise zur Informationsautomatisierung optimistischer sehen als sie in Wirklichkeit ist¹ . Während 78 % der Meinung sind, dass ihr Unternehmen in Bezug auf Informationssicherheit und digitale Prozesse² bereits ausgereift ist, gibt nur die Hälfte an, einige der grundlegendsten Formen der Automatisierung, wie z. B. automatische Zugriffsrechte auf Dokumente, umgesetzt zu haben. Noch weniger haben fortgeschrittenere Formen wie Robotic Process Automation (RPA) und automatisierte Kundenkommunikationsprozesse erwähnt.

Um diese Wahrnehmungslücke zu schließen, müssen Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen und die digitale Automatisierung in durchgehende Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe integrieren, nicht nur in bestimmte Funktionen. Auf diese Weise können Führungskräfte Vorteile erschließen, die weit über die Verbesserung der täglichen Produktivität hinausgehen. Sie können Widerstandsfähigkeit aufbauen und langfristig strategische Vorteile erzielen. Die Herausforderung bei der Überwindung dieser Wahrnehmungslücke besteht darin, die potenziellen Gewinne in die geschäftliche Realität umzusetzen.

Die Untersuchung von Canon zeigt, dass 99 % der ITDMs, die das Information Management in irgendeiner Form automatisiert haben, einen spürbaren Nutzen daraus gezogen haben ² . Wenn genügend Routineprozesse mit automatisierten Werkzeugen durchgeführt werden, die Arbeitsabläufe rationalisieren und sich wiederholende Aufgaben bewältigen, können Unternehmen den Druck auf ihre Mitarbeitenden verringern und ihnen mehr Zeit für lohnendere Aufgaben geben.

Müssten die Mitarbeiter der Finanzabteilung beispielsweise keine Zeit mehr mit dem Abgleich von Rechnungen und Bestellungen verbringen, könnten sie sich auf die Optimierung der Ausgaben und die Überprüfung der Lieferanten konzentrieren. Dies führt zu langfristigen organisatorischen Vorteilen, wobei fast ein Drittel der ITDMs von strategischen Vorteilen der digitalen Automatisierung berichtet.

Es gibt auch ungenutzte Möglichkeiten, Wachstum und bessere Unternehmensleistungen zu erzielen. Auffallend ist, dass trotz der geringeren Verbreitung der automatisierten Kundenkommunikation die Verbesserung der Kundenerfahrung zu den von den IT-Leitern am häufigsten genannten Vorteilen der Automatisierung gehört. Durch den Einsatz automatisierter Systeme in der Kundenkommunikation kann eine schnellere, konsistentere und stärker personalisierte Kommunikation über die bevorzugten Kanäle der Kunden erreicht werden. Das Risiko von Regelverstößen aufgrund von Ungenauigkeiten ist ebenfalls geringer, was für das Vertrauen der Verbraucher wichtig ist.

Automatisierung ist nicht nur eine Kosten- und Zeitersparnis. Die Vorteile sind weitaus größer. Obwohl die Automatisierung von informationsintensiven Prozessen viele Vorteile mit sich bringt, stellt sich die Frage, warum die IT-Führungskräfte sich nur langsam anpassen.

Lösungen zur Informationsautomatisierung sind skalierbar, d. h. sie können sowohl für kleinste Projekte aber auch für ganze Arbeitsabläufe eingeführt werden. Je breiter die Anwendung, desto besser die Ergebnisse. Viele Unternehmen tun sich jedoch aufgrund von Problemen bei der Implementierung und der Komplexität schwer, fortgeschrittene Formen der digitalen Automatisierung zu entwickeln. Tatsächlich hat klagt jeder zehnte ITDM, dass er in den letzten zwei Jahren ein Umsetzungsprojekt komplett aufgegeben hat ⁴ .

Je komplexer die Umsetzung, desto geringer die Akzeptanzrate. Nicht nur die Einführung neuer automatisierter Anwendungen ist eine Herausforderung, sondern auch die erfolgreiche Integration der Technologie in bestehende Systeme. Daher wurde die Kompatibilität während des Beschaffungsprozesses zur obersten Priorität für ITDMs erklärt. Dies überrascht nicht, denn unsere Untersuchung zeigt, dass 28 % der IT-Leiter bei ihrer letzten Technologieimplementierung Kompatibilitätsprobleme meldeten. Weitere 23 % berichteten, dass die Funktionalität der installierten Technologie nicht zweckmäßig war. Dies ist sogar noch wichtiger als die Kosten oder andere technologische Bedenken, was zeigt, wie schwierig die Integration neuer Systeme in eine bestehende IT-Infrastruktur sein kann.

ITDMs wissen, dass moderne digitale Lösungen erforderlich sind, um Effizienz und Umsatzwachstum zu erzielen und gleichzeitig Sicherheitsrisiken zu minimieren. Wenn sie jedoch mit komplexen Integrations- und Kompatibilitätsproblemen konfrontiert sind, kann es unmöglich sein, diese Vorteile zu nutzen.

Um die Herausforderungen im Zusammenhang mit Kompatibilität und Integration zu bewältigen, müssen die Unternehmen vorsichtig vorgehen. Einige Unternehmen überschätzen den Reifegrad ihrer eigenen automatisierten Information Management Prozesse und sind daher nicht in der Lage, die Vorteile moderner Lösungen voll auszuschöpfen.

Der richtige Partner ist möglicherweise der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche Lösungsintegration. Es besteht kein Zweifel daran, dass ITDMs in ihrem Arbeitsalltag eine Vielzahl von Anforderungen und Belastungen stemmen müssen. Wenn Führungskräfte immer komplexere Information Management Systeme integrieren wollen, ist es wichtig, den richtigen Partner zu finden. Die Untersuchung von Canon ergab, dass Projekte, bei denen ein Unternehmen und ein Dritter während der gesamten Dauer zusammenarbeiten, die größten Erfolgschancen haben. Ganz im Gegensatz zu Projekten, bei denen der Dritte nur in der Anfangsphase oder bei der Einführung beteiligt ist.

Um die Vorteile der digitalen Automatisierung zu erkennen und die Wahrnehmungslücke tatsächlich zu schließen, brauchen Unternehmen einen erfahrenen Außenstehenden – jemanden mit der nötigen Distanz und Expertise, um die potenziellen Vorteile der Automatisierung in jedem einzelnen Unternehmen zu erkennen und vor allem, um die Umsetzung zu sichern.