Das ist ein Grund, warum der Datenschutz auf der Agenda von Institutionen, Regierungen und Unternehmen in ganz Europa von Jahr zu Jahr weiter nach oben rückt. Das Ausmaß der Bedrohung hat sich exponentiell vergrößert.

Unsere neuer Studie zum Thema Informationsmanagement hat ergeben, dass IT-Manager häufig mit Sicherheits- und Compliance-Verstößen konfrontiert sind, wobei vier von fünf im letzten Jahr über Sicherheitsprobleme berichteten. Und das, obwohl sie mehr Zeit für Informationssicherheit und Compliance aufwenden als vor der Pandemie.

Es stellt sich die Frage: Wurden diejenigen, die täglich mit dem Schutz von Informationen und der Einhaltung von Vorschriften in Unternehmen zu tun haben, überrascht?

In diesem Artikel gehen wir auf die Gründe ein, warum die Rolle der IT-Manager schwieriger geworden ist – und wie die Automatisierung dabei helfen kann, das Management der Informationssicherheit und die Compliance zu erleichtern.

Cyberkriminalität ist ein großes Geschäft. Für das Jahr 2024 wurden weltweit Kosten in Höhe von 9,5 Billionen Dollar prognostiziert, 2015 waren es nur 3 Billionen Dollar¹. In den vergangenen Jahren hat die rasante Digitalisierung dazu beigetragen, da immer mehr Unternehmensprozesse – wie Personalwesen und Finanzberichterstattung – online ablaufen.

Um dieses Problem zu lösen, führt die EU neue rechtliche Rahmenbestimmungen ein. So wird die NIS2-Richtlinie mehr Branchen in den Geltungsbereich der bestehenden Rechtsvorschriften²einbeziehen. Dadurch werden mehr Unternehmen in ganz Europa gezwungen sein, höhere Standards für die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

Die Unternehmen können es sich nicht leisten, diesen Bereich zu vernachlässigen. Im Jahr 2023 wurden in der EU aufgrund von Verstößen gegen die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO)³ Geldbußen in Höhe von rund 2,1 Milliarden Euro verhängt.

Auf organisatorischer Ebene ist die Einhaltung der Vorschriften schwieriger, da die Verbreitung von Hybrid- und Remote-Arbeitsplätzen bedeutet, dass mehr sensible Daten außerhalb der Büroräume existieren, was zu Datenschutz- und Sicherheitsproblemen führt. Da sich viele Menschen nicht immer an die Compliance-Standards für die Informationssicherheit halten, stellt dies eine Bedrohung für die Cloud-Sicherheit dar und kann zu Datenlecks und Cyberangriffen führen.

Es überrascht daher nicht, dass in unserer Umfrage unter IT-Manager die Sicherheit als eine der größten Herausforderungen genannt wurde: 60 % der Befragten nannten sie unter den drei wichtigsten. Sie verschlingt jede Menge Energie: Die Hälfte der T-Manager gab an, dass die Informationssicherheit einen erheblichen Teil ihrer täglichen Zeit in Anspruch nimmt. Daher versuchen viele Unternehmen, diese Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten.

Betrachtet man die spezifischen Probleme von IT Managern im Bereich der Informationssicherheit und Compliance, so wird deutlich, dass hybride und Remote-Arbeitsmodelle neue Compliance-Risiken mit sich gebracht und die Fähigkeit von Unternehmen beeinträchtigt haben, ihre kritischen Informationen zu schützen.

In absehbarer Zukunft werden hybride Arbeitsumgebungen für die meisten bürogestützten Unternehmen zur Norm werden. 74 % der Berufstätigen in Europa gehen davon aus, dass Remote-Arbeit zur Norm werden wird⁴, was Herausforderungen im Bereich der Informationssicherheit mit sich bringt.

Aber den IT-Managern verursacht das Kopfschmerzen. Mitarbeitende nutzen häufig Webdienste oder Technologien von Drittanbietern, die von ihrem Unternehmen nicht zugelassen sind. Außerdem wissen sie nicht, ob Mitarbeitende ihre eigenen Geräte zur Verarbeitung sensibler Daten nutzen, und können daher nicht nachvollziehen, welche Dokumente weitergegeben werden und an wen. Kurz gesagt, sie haben nicht die Transparenz und Kontrolle, die sie brauchen.

Als wir IT-Manager danach befragten, wie sie ihre hybriden Arbeitsumgebungen zu verbessern gedenken, wünschten sich 43 % einen besseren Einblick in die Softwarenutzung der Mitarbeitenden und 42 % mehr Kontrolle darüber, wie die Mitarbeitenden mit Compliance-Prozessen umgehen. Im Gegenzug hoffen wir, dass diese Maßnahmen die Herausforderungen im Bereich der Datensicherheit verringern und sicherstellen, dass die Mitarbeitenden die Vorschriften einhalten , auch wenn sie im Homeoffice arbeiten.

Es besteht ein deutlicher Bedarf an praktischen Lösungen für die Informationssicherheit und Compliance, die den Anforderungen der heutigen Unternehmen entsprechen.

Unser Bericht zeigt, dass viele IT-Manager konkrete Schritte unternehmen, um die Cyber-Resilienz ihrer Unternehmen zu erhöhen und die Einhaltung der Vorschriften leichter nachvollziehbar zu machen. Das bestätigt unseren Ratschlag an unsere Kunden: der Weg zu mehr Transparenz und Kontrolle führt über Automatisierung.

Manuelle Compliance-Prozesse sind darauf angewiesen, dass sich die Mitarbeitenden daran erinnern, wann sie auf Informationen zugreifen, sie bearbeiten, weitergeben oder löschen. Das ist fehleranfällig und die Angaben lassen sich im Fall einer Prüfung nicht immer leicht beweisen. Dementsprechend geben 36 % der IT-Entscheidungsträger an, dass sie den Verdacht haben oder wissen, dass Mitarbeitende die Compliance-Vorschriften nicht immer einhalten, was eine Gefahr für die Datensicherheit darstellen kann.

Durch die Automatisierung einiger Bereiche der Informationsverarbeitung mit Hilfe der digitalen Dokumentenverwaltung können die Wege eines Dokuments durch das Unternehmen leicht nachvollzogen werden. Dies gewährleistet einen nahtlosen und sicheren Informationsfluss, ohne die Gefahr, dass die Informationen im falschen Posteingang landen.

53 % der IT-Manager verfügen bereits über automatische Zugriffsrechte, die sicherstellen, dass unbefugte Mitarbeitende nicht auf sensible Dokumente zugreifen können. 51 % haben automatische Aufbewahrungsfristen eingeführt, um sicherzustellen, dass sensible Dokumente im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung gelöscht werden.

Doch es gibt noch einiges zu tun. Auf unsere Frage, welche Verfahren sie zur Kontrolle bestimmter Dokumentenfunktionen – von Zugriffsrechten bis zur Indexierung – einsetzen, wurden selbst die gebräuchlichsten Verfahren nur von etwa der Hälfte der befragten Organisationen genannt.

Es geht nicht darum, dass es den IT-Managern am Willen mangelt, in ihren Automatisierungsanstrengungen voranzukommen. Der Nutzen der Automatisierung ist für alle, die sie anwenden, offensichtlich. Praktisch alle IT-Manager, die mindestens einen automatisierten Prozess eingeführt haben, sagen, dass sie davon profitieren.

Wie unser Bericht zeigt, gibt es jedoch sehr viele Hürden zwischen den ersten Stufen der Automatisierung und der fortgeschrittenen Workflow-Automatisierung. Erst die Bewältigung dieser Herausforderungen wird die nächste Welle der Automatisierung einleiten und dazu beitragen, die Herausforderungen im Bereich der Informationssicherheit zu meistern.

Das Tempo des technologischen Wandels in den letzten Jahren ist erstaunlich. Die Rolle der IT-Manager bietet alle Möglichkeiten, ihre Unternehmen an die Spitze der Automatisierung zu führen.

So gesehen könnten die Herausforderungen, mit denen IT-Managern im Bereich der Informationssicherheit konfrontiert sind, der notwendige Katalysator sein, um eine breitere Einführung der Automatisierung zu beschleunigen und die Art und Weise der Informationsverarbeitung in Unternehmen zu verändern.

Die Informationsmanagement-Tools der Zukunft sind bereits vorhanden. Aber es liegt noch ein langer Weg vor den meisten Unternehmen, bis sie sie sicher nutzen können, um ihre Abläufe zu optimieren und damit Mehrwert zu schaffen.

IT-Entscheidungsträger müssen ihre Organisationen zukunftssicher machen, indem sie auf Automatisierung setzen und den Weg zur digitalen Reife weiter vorantreiben. Dazu müssen sie den richtigen Partner an Bord holen, der es ihnen ermöglicht, solide Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen für die kommenden Jahre zu etablieren.

Laden Sie jetzt unseren Bericht herunter, um die häufigsten Herausforderungen in den Bereichen Informationssicherheit und Compliance zu erfahren und zu sehen, warum die meisten Unternehmen ihr Automatisierungspotenzial nicht ausschöpfen.