Information Management: Das Potenzial der Daten zur Förderung des Unternehmenswachstums freisetzen

Unternehmensleiter sind sich bereits der entscheidenden Rolle bewusst, die neue Technologien bei der Steigerung der Effizienz, des Umsatzwachstums und des allgemeinen Unternehmenswertes spielen werden.

Doch ein erfolgreicher Wandel ist leichter gesagt als getan, zumal die Mitarbeiter zunehmend ortsungebunden arbeiten können. Trotz der Herausforderungen wird an einem modernen Arbeitsplatz ein nahtloses digitales Erlebnis erwartet, und die Produktivität der meisten Unternehmen hängt davon ab, dass die Mitarbeiter Zugang zu allen Informationen haben, die sie für die effiziente Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Dennoch kommt es im Alltag immer noch zu Reibungsverlusten, weil die Unternehmen nicht die richtigen Lösungen implementiert haben, um den Mitarbeitern den Zugang zu Informationen so effektiv wie möglich zu ermöglichen.

Um qualitativ hochwertige, moderne Abläufe zu gewährleisten, sind zugängliche Daten und robuste Information Managementprozesse (IM) von größter Bedeutung. Laut der Association for Intelligent Information Management (AIIM) sind 72 % der Unternehmensleiter der Meinung, dass das Information Management in den nächsten zwölf Monaten an Bedeutung gewinnen wird¹.

Viele sehen großes Potenzial für neue Technologien wie KI und Automatisierung, um sicherzustellen, dass die modernen Arbeitsweisen ihres Unternehmens reibungslos funktionieren und einen Wettbewerbsvorteil bieten. Aber ohne ein wirksames Information Management, das solche Entwicklungen unterstützt, laufen sie Gefahr, zu scheitern.

Unter Information Management versteht man die Verwaltung und Nutzung von Informationen sowie die Infrastruktur, die die Erstellung, Erfassung, Weitergabe und Kontrolle von Daten unterstützt.

Der Hauptzweck des Information Managements besteht darin, dass Unternehmen jederzeit und überall auf sichere und vorschriftsmäßige Weise auf leicht verfügbare Informationen zurückgreifen zu können. Ohne solide Prinzipien des Information Managements geht die Verbindung zwischen Menschen, Prozessen und Informationen in einem Unternehmen verloren.

Ein effektives Information Managementsystem kann den Geschäftswert steigern und Unternehmen dabei helfen, ihre Daten im Einklang mit Sicherheits- und Compliance-Verpflichtungen zu verwalten.

Trotz der offensichtlichen Vorteile des Information Managements erfolgt die Einführung nur langsam und uneinheitlich. Die Untersuchung von Canon hat ergeben, dass sich Unternehmen heute in einer ähnlichen Situation wie 2022 befinden, wenn es um die Verfolgung, den Zugriff, die gemeinsame Nutzung und das Löschen von Dokumenten zu Prüfzwecken geht².

Obwohl viele Unternehmen versuchen, Automatisierungs- und KI-Technologien zu nutzen, um diese Prozesse zu vereinfachen, gibt es Herausforderungen im Zusammenhang mit der Integration: 10 % der Unternehmen geben an, dass sie eine neue Technologieimplementierung aufgrund anhaltender Probleme aufgegeben haben³.

Die Unternehmen müssen sich die Vorteile eines effektiven Information Managements erst noch vollständig zu eigen machen. 28 % der IT-Leiter füllen standardisierte Formulare zu organisatorischen Zwecken immer noch jedes Mal manuell aus, und 26 % der Mitarbeiter erleben Fehler oder Inkonsistenzen, die durch Datensilos verursacht werden⁴. Und wenn mehr als 25 % der Mitarbeitenden durch schlechtes Information Management behindert werden, ist es klar, dass die Automatisierung solcher Prozesse für IT-Entscheidungsträger Priorität haben sollte⁵.

Der Einstieg in die digitale Transformation kann entmutigend sein. Der geschäftliche Erfolg ist jedoch eng mit dem Datenfluss verbunden, so dass das Information Management für die Erschließung dieses Wertes von entscheidender Bedeutung ist.

Für viele ist der erste Schritt zu einem besseren Information Management die Bewertung der aktuellen Geschäftsprozesse und der ihnen zugrunde liegenden Informationsabläufe. Auf diese Weise können Unternehmen erkennen, wo es schlummernde Potenziale gibt – und die Daten aus der Information Management-Forschung von Canon zeigen, dass sich eine beträchtliche Anzahl genau hier befindet⁶.

Durch ein gutes Information Management können Unternehmen Daten bereinigen und analysieren, um festzustellen, welche Instrumente in ihrer speziellen Situation am effektivsten einzusetzen sind. So können Führungskräfte fundierte Investitionsentscheidungen treffen und Unternehmen können sogar Lösungen auf ihre Bedürfnisse zuschneiden.

Die Vorteile sind beträchtlich: Intelligente Information Managementsysteme können Routineaufgaben automatisieren, die Genauigkeit der Informationen erhöhen und die Entscheidungsfindung verbessern. Dies ist die Zukunft des Information Managements, aber sie muss sorgfältig gepflegt werden, um ihr volles Potenzial zu erreichen.

Bei der Investition in ein intelligentes Information Management geht es nicht nur darum, die Abläufe zu erleichtern. Da Unternehmen immer mehr Systeme integrieren und immer mehr Daten erzeugen, wird der Bedarf an einer tieferen Integration zur Unterstützung komplexerer Technologien steigen.

Unternehmen haben damit begonnen, ihre Prozesse mit neuen Technologien wie Big Data und KI neu zu entwickeln und zukunftssicher zu machen. Um den größtmöglichen Nutzen aus diesen Investitionen zu ziehen, müssen sie einen guten Zugang zu ihren Datenbeständen und deren effektive Nutzung sicherstellen.

Es ist die Kombination dieser Faktoren, die den Erfolg der Bemühungen um Digitalisierung und Informationsautomatisierung in den Unternehmen unterstützt. Deshalb sind gute Praktiken für das Information Management so wichtig. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Führungskräfte in ihren Unternehmen auf relevante Informationen zugreifen können, um zu verstehen, wo aufkommende Technologien den größten Nutzen bringen können, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten und um die zuverlässigen und aktuellen Informationen zu generieren, die für den Einsatz von KI- und Big-Data-Technologien erforderlich sind.

Informationen werden für Unternehmen immer wichtiger werden. Die Einführung eines soliden Information Managements ist daher der Schlüssel zur Erschließung betrieblicher Effizienzen und zur Verbesserung des Kundenerlebnisses in der Zukunft. Datennutzung ist ein Werkzeug – also müssen Unternehmen es nutzen, um sich abzuheben, schneller zu wachsen und neue Werte zu erschließen.