Den Lebenszyklus des Informationsmanagements beherrschen, um das Geschäftsrisiko zu verringern

Die Arbeitsplätze von heute sind vernetzter, digitaler und verändern sich schneller denn je. Daten sind ständig zwischen Menschen, Plattformen und Orten im Fluss. Von Verträgen bis hin zu Kundenaktualisierungen – jedes Dokument birgt Wert und Risiko.

Für IT-Verantwortliche besteht die Herausforderung nicht nur darin, mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, sondern sie zu verwalten und zu schützen. Hier setzt das Informationsmanagement an. Es bestimmt, wie Unternehmen in einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, die Kontrolle behalten, Risiken verringern und das Vertrauen schützen.

Informationsmanagement (IM) hilft Unternehmen dabei, den Datenverkehr innerhalb des Unternehmens zu kontrollieren. Dazu gehört alles, was reinkommt, wie Rechnungen und Verträge, und was rausgeht, wie Gehaltsabrechnungen und Kundenaktualisierungen.

Viele dieser Informationen sind jedoch sensibel. Wenn sie verloren gehen, Gefahren ausgesetzt werden oder an die falsche Stelle geschickt werden, kann das schwerwiegende Folgen haben. Für Ihr Unternehmen besteht die Gefahr von Datenschutzverletzungen, Geldstrafen, Rufschädigung oder Vertrauensverlust bei Kunden und Mitarbeitenden.

Die meisten IT-Führungskräfte wissen zwar, wie wichtig der Schutz von Daten ist, aber die Herausforderung besteht darin, zu wissen, wo die Schwachstellen sind. Um dies zu verdeutlichen, verwenden wir ein einfaches Schema, das den Lebenszyklus von IM in drei Phasen unterteilt: Erfassen, Verarbeiten und Bereitstellen.

Die Erfassung ist der erste Schritt im IM-Lebenszyklus. Es geht darum, wie Daten aus physischen oder digitalen Dokumenten extrahiert und in Geschäftssysteme eingebracht werden.

So kann beispielsweise ein Personalverantwortlicher einen Scan des Ausweises eines neuen Mitarbeiters hochladen oder ein Außendienstmitarbeiter kann einen vertraulichen Vertrag prüfen. Diese Dokumente enthalten oft persönliche oder geschäftskritische Informationen.

Wenn der Erfassungsprozess nicht sicher ist, besteht die Gefahr, dass die Daten abgefangen, falsch weitergeleitet oder von der falschen Person eingesehen werden. Dies kann zu Datenschutzverletzungen, Bußgeldern, Rufschädigung und Vertrauensverlust führen.

Um diese Risiken zu verringern, verwenden Unternehmen sichere Erfassungstools mit Funktionen wie Verschlüsselung, sicheren Logins und vorkonfigurierten Arbeitsabläufen. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass sensible Dokumente von dem Moment an, in dem sie in Ihre Systeme gelangen, korrekt behandelt werden.

Sobald Informationen in Ihre Systeme gelangen, besteht die nächste Herausforderung darin, sie sicher zu verwalten. Hier setzt die Verarbeitungsphase an. Es geht darum, wie Daten im gesamten Unternehmen gespeichert, abgerufen und verwaltet werden.

Denken Sie an die Vielzahl von Informationen, die Unternehmen aufbewahren – Gehaltsabrechnungen, Leistungsbeurteilungen, Gesundheitsinformationen, strategische Pläne. Wenn diese Daten ungeschützt bleiben oder von der falschen Person eingesehen werden, kann das schwerwiegende Folgen haben. Ein einziger Fehltritt, wie die Einsichtnahme in vertrauliche Umstrukturierungspläne durch einen nicht autorisierten Mitarbeitenden, könnte interne Störungen oder sogar externe Lecks verursachen.

Um dies zu vermeiden, brauchen Organisationen starke interne Kontrollen. Rollenbasierter Zugriff, Prüfprotokolle und automatische Aufbewahrungsregeln stellen sicher, dass sensible Daten nur von den richtigen Personen eingesehen werden können und dass die Aufbewahrungspraktiken den gesetzlichen Vorschriften wie der DSGVO entsprechen.

Die Bereitstellung ist die letzte Phase im IM-Lebenszyklus. Hier geht es darum, wie die Informationen das Unternehmen verlassen, was sie enthalten und wer sie erhält. Dabei kann es sich um eine Kundenrechnung, eine Pressemitteilung oder ein sensibles Personaldokument handeln.

Wenn sensible Informationen an die falsche Person gesendet werden, kann dies unmittelbare und weitreichende Folgen haben. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem die Personalabteilung beabsichtigt, die ärztlichen Befunde eines neuen Mitarbeiters an dessen direkten Vorgesetzten zu senden, aber versehentlich den falschen Empfänger mit demselben Namen auswählt. Ein einfacher Fehler wie dieser kann schwerwiegende Folgen haben, die von beschädigtem Vertrauen bis hin zu rechtlichen Konsequenzen reichen.

Um die Risiken zu mindern, brauchen Organisationen Schutzmaßnahmen am Ort der Bereitstellung. Empfängervalidierung, Zustellnachweis und sichere Kommunikationsprotokolle sorgen dafür, dass die Dokumente nur die richtigen Personen erreichen. Automatisierungswerkzeuge können auch weitere Schutzebenen hinzufügen, indem sie jeden Schritt für eine vollständige Rückverfolgbarkeit protokollieren.

In der komplexen IT-Landschaft von heute ist das Informationsmanagement unerlässlich, um Risiken zu verringern und das zu schützen, was am wichtigsten ist – Ihre Daten, Ihre Kunden und Ihre Mitarbeitenden.

Durch die Unterteilung des IM-Lebenszyklus in drei verschiedene Phasen können IT-Verantwortliche einen strukturierteren, proaktiven Ansatz zur Risikoverwaltung und zum Schutz vertraulicher Informationen umsetzen.

Die Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der sicheren Erfassung, Übermittlung und Verarbeitung von Informationen. Die richtigen Tools reduzieren manuelle Fehler, setzen Richtlinien durch und sorgen dafür, dass sensible Daten bei jedem Schritt geschützt sind. Das bedeutet weniger Verstöße, bessere Einhaltung der Vorschriften und größeres Vertrauen in der gesamten Organisation.

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