Ertrinken in der Datenflut: Warum Finanzteams ihr Informationsmanagement überdenken müssen

Denn während die digitale Transformation viele Geschäftsbereiche umgestaltet hat, hinken die Finanzen – insbesondere die Finanzbuchhaltung – oft hinterher. Manuelle Dateneingabe, fragmentierte Genehmigungsverfahren und mangelhafte Systemintegration stellen nach wie vor erhebliche Engpässe dar. Die Führungskräfte im Finanzwesen haben die Vorteile der Automatisierung erkannt, aber die Umsetzung ist nach wie vor uneinheitlich, da viele Teams ihre Arbeitsabläufe nur teilweise automatisieren.

Der jüngste Accounts Payable Automation Trends Report¹ hat ergeben, dass die meisten Unternehmen zwar die Notwendigkeit der Automatisierung erkennen, aber 74 % immer noch mit Prozessen arbeiten, die nur teilweise automatisiert sind. Das muss sich ändern. Für Finanzteams kann es demoralisierend sein, einen großen Teil der Arbeitswoche mit Verwaltungsaufgaben zu verbringen. Und die Führungskräfte müssen unter Beweis stellen, dass die Finanzabteilung nicht nur eine Kostenstelle ist, sondern für eine intelligente Planung, Strategie und datengestützte Entscheidungsfindung auf höchster Unternehmensebene entscheidend ist.

Mehr als ein Fünftel der Teams in der Kreditorenbuchhaltung ist mit der Bearbeitung von Rechnungen um Monate im Rückstand². Und hier geht es nicht um Peanuts, denn in der heutigen volatilen Geschäftsumgebung ist das Wissen, wie viel Geld das Unternehmen schuldet – und wann es bezahlt werden muss – die Grundlage für finanzielle Flexibilität. In unsicheren Zeiten sind Unternehmen mit geringer Cashflow-Transparenz möglicherweise nicht in der Lage, auf Marktveränderungen zu reagieren – und könnten Schwierigkeiten haben, Kredite zu günstigen Bedingungen zu erhalten³.

Finanzleiter werden weitreichende strategische Vorteile aus der Umstellung auf eine digital ausgerichtete Finanzabteilung ziehen, wie z. B. eine bessere Compliance und geringere Kosten. Gleichzeitig können Sie ihren hochqualifizierten Mitarbeiten die Möglichkeit geben, an höherwertigen langfristigen Planungen zu arbeiten, statt manuell Daten eingeben zu müssen.

Bei Unternehmen, die ihre Finanzvorgänge noch manuell verwalten, treten in jeder Phase Ineffizienzen auf. Rechnungen kommen in verschiedenen Formaten – einige digital, andere noch auf Papier – und erfordern vor der Verarbeitung eine manuelle Dateneingabe. Die Genehmigungsprozesse sind oft langsam und fragmentiert, was zu Verzögerungen, verspäteten Zahlungen und angespannten Lieferantenbeziehungen führt. Und diese Herausforderungen sind oft nur die Spitze des Eisbergs.

Laut dem AP Trends Report werden 60 % der Rechnungen immer noch manuell in ERP- oder Buchhaltungssysteme eingegeben, und 52 % der Mitarbeitenden in der Buchhaltung verbringen mehr als zehn Stunden pro Woche mit der Bearbeitung von Rechnungen. Diese Ineffizienzen vergeuden Zeit und verursachen erheblichen Stress für die Finanzteams. 64 % der Befragten nannten ineffiziente Prozesse als ihre größte Herausforderung.

Auch die Einhaltung der Vorschriften wird immer komplexer. Untersuchungen zufolge sind die Geldbußen in den Bereichen „Know Your Customer“ (KYC) und „Client Lifecycle Management“ (CLM) in den letzten Jahren um 53 % gestiegen⁴. Ohne strukturierte Informations- und Finanzmanagementprozesse, die den sich ständig ändernden rechtlichen Rahmenbedingungen gerecht werden, setzen sich Unternehmen, was ihre Finanzen und ihre Reputation angeht, unnötigen Risiken aus.

Unternehmen, die moderne Technologien in der Finanzabteilung eingeführt haben, sind jedoch auf dem Vormarsch. Untersuchungen von Ardent Partners⁵ haben ergeben, dass die beste Automatisierung der Rechnungsstellung 79,5 % der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einspart und ein Drittel weniger Mitarbeiter für die Verwaltung der Arbeitsabläufe in der Rechnungsstellung benötigt als bei durchschnittlichen Unternehmen.

Führungskräfte im Finanzwesen kennen die wunden Stellen. Um sie auszumerzen, bedarf es jedoch mehr als schrittweiser System- und Prozessverbesserungen. Die Art und Weise, wie Finanzinformationen verwaltet, abgerufen und verarbeitet werden, muss grundlegend verändert werden. Kurz gesagt, es erfordert ein intelligenteres Informationsmanagement.

Unternehmen, die ihren Ansatz für das Informationsmanagement modernisieren, können davon profitieren. Und wie sieht das dann in der Praxis aus?

Die Unternehmen müssen ihre Finanzabläufe digitalisieren, Rechnungsfreigaben automatisieren und Finanzdokumente zentralisieren. Auf diese Weise erhalten sie mehr Kontrolle, senken die Kosten und befreien die Finanzteams von banalen Prozessen, damit sie sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.

Eine der auffälligsten Auswirkungen ist die Geschwindigkeit der Rechnungsbearbeitung. Die Ardent-Studie zeigt, dass Unternehmen, die die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzen, Rechnungen um 81 % schneller bearbeiten und die durchschnittliche Durchlaufzeit für Rechnungen in leistungsstarken Finanzabteilungen von über 10 auf nur 3 Tage verkürzen.

Ein strukturiertes Informationsmanagement verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern auch die finanzielle Genauigkeit und Transparenz. Die Studie "AP Automation Trends" ergab, dass Unternehmen mit vollständig digitalisierten Arbeitsabläufen in der Kreditorenbuchhaltung Verarbeitungsfehler um 73 % reduzieren und die Genauigkeit der Finanzberichterstattung um 40 % verbessern. Dieses Maß an präziser Transparenz ermöglicht es Finanzverantwortlichen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, das Umlaufvermögen zu optimieren und die Finanzkontrolle zu stärken.

Für viele Finanzteams scheint der Übergang zu einem vollständig digitalisierten, automatisierten Finanz-Workflow eine beängstigende Herausforderung zu sein. Die Abkehr von manuellen Prozessen und Altsystemen erfordert nicht nur die Auswahl der richtigen Technologie, sondern auch einen strukturierten, schrittweisen Ansatz, der mit den Unternehmenszielen übereinstimmt, Risiken senkt und eine nahtlose Einführung gewährleistet.

Die Umstellung auf eine digital ausgereifte Finanzfunktion wird nicht an einem Tag geschehen. Mit einem schrittweisen Fahrplan können Finanzteams jedoch Störungen reduzieren, den ROI beschleunigen und eine Grundlage für langfristigen Erfolg schaffen.

• Schritt 1: Ermittlung von Ineffizienzen im Finanzwesen und in der Buchhaltung
Vor der Implementierung von Technologie sollten Unternehmen die bestehenden Arbeitsabläufe und Aktivitäten prüfen und Ineffizienzen wie langsame Genehmigungen, manuelle Dateneingabe und mangelnde Transparenz bei finanziellen Angelegenheiten aufdecken.

• Schritt 2: Auswahl der passenden Lösungen und Anbieter
Unternehmen sollten die Lösungen und Anbieter bevorzugen, die ihren internen Herausforderungen am besten gerecht werden. Bereiche wie Rechnungsverarbeitung, Automatisierung des Vertragsmanagements und digitale Poststellenlösungen sind häufige Ausgangspunkte. Anbieter von Lösungen mit Erfahrung in diesen Bereichen automatisieren nicht nur wichtige Finanzprozesse, sondern können in der Regel auch die Integration mit ERP- und Finanzsystemen anbieten, um den entscheidenden Echtzeit-Zugriff auf Finanzdaten im gesamten Unternehmen zu ermöglichen.

• Schritt 3: Schrittweise Umsetzung
Die erfolgreichsten digitalen Umgestaltungen haben oft damit begonnen, die Bereiche mit den größten Auswirkungen in Angriff zu nehmen. Viele Unternehmen starten mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen zur Rechnungserfassung und -freigabe und weiten diese dann auf andere Bereiche aus. Dieser stufenweise Ansatz gewährleistet einen reibungslosen Übergang und eine rasche Rentabilität der Investition.

• Schritt 4: Teams schulen und Veränderungsmanagement vorantreiben
Die Realität ist, dass die Finanzautomatisierung nur so effektiv ist wie die Teams, die sie einsetzen. Die Association for Intelligent Information Management (AIIM)⁶ berichtet, dass Unternehmen, die in strukturierte Schulungen und Change Management investieren, eine um 25 % höhere Erfolgsquote bei der Systemeinführung verzeichnen. Folglich ist es für den langfristigen Erfolg entscheidend, dass die Finanzteams die digitalen Arbeitsabläufe vollständig verstehen und annehmen.

• Schritt 5: Überwachung, Optimierung und Skalierung
Durch den Einsatz von Echtzeit-Analyse-Dashboards können Finanzteams Verbesserungen bei den Rechnungsdurchlaufzeiten, der Fehlerreduzierung und der Einhaltung von Vorschriften verfolgen. Anhand dieser Leistungsdaten lassen sich die Arbeitsabläufe weiter verfeinern, so dass im Laufe der Zeit kontinuierliche Prozessverbesserungen möglich sind.

Für die Finanzteams geht es bei der Umstellung auf ein intelligenteres Informationsmanagement nicht nur um Effizienz, sondern auch um Ausfallsicherheit, Kontrolle und die Fähigkeit, sich an eine zunehmend komplexe Finanzlandschaft anzupassen. Da Unternehmen immer größer werden, sind manuelle Arbeitsabläufe, verstreute Finanzdaten und Compliance-Risiken einfach untragbar.

Es ist an der Zeit, dass das Finanzwesen seinen Platz Führungstisch einnimmt. Überall dort, wo wichtige Geschäftsentscheidungen getroffen werden, werden vorausschauende Finanzleiter mit datengestützten Erkenntnissen und strategischem Rat zur Stelle sein und zeigen, dass ihr Wert weit über die reine Buchhaltung hinausgeht.