Vom Papier zum Fortschritt: Wie ein intelligenteres HR-Informationsmanagement strategische Wirkung entfaltet

Aber warum hat die Arbeitsweise der Personalabteilung bei all diesem Vorwärtsdrang nicht Schritt gehalten? Kurz gesagt, warum kopieren so viele HR-Mitarbeiter immer noch Verträge und geben Daten manuell in Tabellenkalkulationen ein, als ob wir noch im Jahr 2005 wären?

Weitreichende Änderungen der Einstellungsrichtlinien und Arbeitsweisen haben in vielen Unternehmen die Personalabteilung ins Rampenlicht gerückt und ihre Entwicklung von einer rein taktischen Funktion zu einer hohen strategischen Bedeutung beschleunigt. Dennoch werden viele Personalabteilungen weiterhin durch manuelle Prozesse, langsame Arbeitsabläufe und fragmentierte Systeme behindert.

Trotz der Fortschritte in der Arbeitsplatztechnologie bewerten 48 % der Personalverantwortlichen ihr eigenes Informationsmanagement als mittelmäßig oder schlecht¹. Viele verlassen sich immer noch auf papierbasierte Prozesse, E-Mail-Ketten und Tabellenkalkulationen, um Mitarbeiterdaten, Compliance und Leistungsbeurteilungen zu erfassen. Diese Ineffizienz vergeudet Zeit, erhöht das Risiko und schränkt die Fähigkeit der Personalabteilung ein, strategischen Wert zu schaffen.

Damit HR-Teams in modernen Unternehmen den größtmöglichen Mehrwert schaffen können, sollten sie ihre Zeit nicht mehr mit der reaktiven Erledigung von Aufgaben verbringen, sondern mit der vorausschauenden Analyse zukünftiger Geschäftsanforderungen. Dazu brauchen die HR-Teams Instrumente, mit denen sie ihre Verwaltungsaufgaben effizienter und mit weniger Aufwand erledigen können, damit sie den Wandel in ihrem Unternehmen vorantreiben können.

Wenn die HR-Prozesse nicht funktionieren, bekommt das gesamte Unternehmen die Auswirkungen zu spüren.

Ein schlechtes Onboarding-Erlebnis zum Beispiel kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Die Auswirkungen können gravierend sein, denn jeder vierte Arbeitnehmer fühlt sich innerhalb der ersten drei Monate enttäuscht². Mangelhafte Systeme bergen auch potenzielle Risiken für die Einhaltung von Vorschriften: 31 % der Unternehmen geben zu, dass die Sicherheit ihrer Personaldaten unzureichend ist³. Diese Ineffizienzen erhöhen die Fluktuation, schaffen Governance-Risiken und hindern die Personalabteilung daran, strategische Prioritäten zu verfolgen.

HR-Teams verbringen im Durchschnitt fünf oder mehr Stunden pro Woche mit administrativen Aufgaben⁴ – und bei größeren Unternehmen steigt diese Zahl steil an. In Ermangelung effektiver digitaler Systeme verbringen Personalverantwortliche mehr Zeit damit, Genehmigungen einzuholen, die Compliance manuell zu überwachen und Berichte zu erstellen, anstatt sich auf die strategische Talentsuche zu konzentrieren.

Personalabteilungen arbeiten mit sensiblen Mitarbeiterdaten, doch viele verlassen sich noch immer auf unzusammenhängende Tabellen, Papierunterlagen oder veraltete Systeme. Allein die Bußgelder aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung beliefen sich im Jahr 2023 EU-weit auf über 2,1 Milliarden Euro⁵. Ohne eine sichere, automatisierte Verfolgung der Compliance in der Personalabteilung sind Unternehmen einem erhöhten rechtlichen Risiko ausgesetzt.

HR-Teams verfügen über wertvolle Personaldaten, aber oft fehlen ihnen die Instrumente, um sie zu analysieren und effizient zu nutzen. Da Personalleiter eine strategischere Position innerhalb der Führungsteams anstreben, wird der Zugang zu Echtzeit-Einblicken in Mitarbeitertrends, Qualifikationsdefizite und Bindungsrisiken von entscheidender Bedeutung sein, um die Entscheidungsfindung proaktiv statt reaktiv zu gestalten⁶.

Führende Unternehmen setzen auf automatisierte, digitale HR-Prozesse, die den Verwaltungsaufwand reduzieren, die Sicherheit verbessern und datengestützte Erkenntnisse liefern. Dabei sehen sie Vorteile, die weit über das traditionelle HR-Personalmanagement hinausgehen.

HR-Teams, die die Automatisierung nutzen, reduzieren ihren Verwaltungsaufwand drastisch. Canon Italien beispielsweise führte intern ein digitales HR-Vorgangsverwaltungssystem ein, das den Aufwand um 15 % reduzierte und gleichzeitig die Verfolgung der Compliance verbesserte⁷. Funktionen wie Self-Service-HR-Portale ermöglichen es den Mitarbeitern, auf Richtlinien zuzugreifen, Urlaub zu beantragen und Datensätze zu aktualisieren, ohne dass die Personalabteilung manuell eingreifen muss, wodurch sich die Zahl der Rückfragen um bis zu 50 % verringert⁸.

Automatisierte Dokumentenverfolgung, Compliance-Überwachung und sicherer rollenbasierter Zugriff auf HR-Informationen reduzieren Compliance- und Sicherheitsrisiken erheblich. Hier sind gute Fortschritte zu verzeichnen: Mehr als 53 % der IT-Leiter haben bereits automatisierte Sicherheitsmaßnahmen für Personaldaten eingeführt, um unbefugten Zugriff zu verhindern⁹.

HR-Teams verwenden eine Vielzahl von Methoden, um wichtige Personaldaten wie Fluktuation und Engagementtrends zu erfassen. Bei vielen dieser Methoden müssen die Mitarbeiter der Personalabteilung Informationen aus verschiedenen Quellen manuell überprüfen und Statusberichte zusammenstellen. Echtzeit-Dashboards bieten sofortigen Zugriff auf diese Daten und ermöglichen vorausschauende Analysen, mit denen Personalleiter den Einstellungsbedarf vorhersehen, Fluktuationsrisiken erkennen und zur Vermeidung von künftigen Qualifikationslücken planen können¹⁰.

Bei der Personalabteilung geht es vor allem um Menschen, nicht um Prozesse. Ein digitaler Ansatz verbessert das Onboarding, die Leistungsverfolgung sowie die Zugänglichkeit von HR-Dienstleistungen und bietet den Mitarbeitern die nahtlose digitale Erfahrung, die sie erwarten. Untersuchungen von Canon haben ergeben, dass Unternehmen, die ihre Personalsysteme modernisieren, eine um 25 % höhere Mitarbeiterzufriedenheit verzeichnen¹¹.

Viele HR-Teams können sich durch die Digitalisierung des Informationsmanagements zunächst übermannt fühlen. Die gute Nachricht ist, dass der Wandel nicht schmerzhaft sein oder über Nacht geschehen muss. Ein strukturierter, schrittweiser Ansatz sorgt für schnelle Erfolge und legt gleichzeitig den Grundstein für eine langfristig erfolgreiche Digitalisierung.

1. Bewertung der derzeitigen Ineffizienzen – Ermittlung von Engpässen in den Arbeitsabläufen der Personalabteilung und der Überwachung der Compliance.
2. Wählen Sie ein integriertes HR-Informationssystem (HRIS) – Stellen Sie sicher, dass es Funktionen zur Automatisierung, Analyse und sicheren Zugriffskontrolle enthält.
3. Digitalisierung und Zentralisierung von Mitarbeiterdaten – Umstellung von Papier auf digitale Speicherung für schnelleren Zugriff und bessere Sicherheit.
4. Automatisieren Sie wichtige HR-Workflows – Beginnen Sie mit Bereichen wie Onboarding, Compliance-Tracking und Leistungsmanagement, um schnelle Erfolge zu erzielen.
5. Stärken Sie die Compliance und die Sicherheit – Implementieren Sie automatisierte Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung, Prüfprotokolle und rollenbasierten Zugriff.
6. Unterstützung der Einführung mit Schulungen und Change Management – Stellen Sie sicher, dass die HR-Teams und die Mitarbeiter mit den neuen Systemen vertraut sind.

HR-Führungskräfte haben die einmalige Chance, ihre Rolle im Unternehmen neu zu definieren. Das Verwalter-Image können sie ablegen und werden zu strategischen Impulsgebern, Personalplanern und wichtigen Entscheidungsträgern. Dazu brauchen sie jedoch moderne, digitale Werkzeuge, die es ihnen ermöglichen, sich auf den Menschen zu konzentrieren, nicht auf den Papierkram.

Die Umstellung auf ein intelligentes Informationsmanagement ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern eine grundlegende Veränderung der Arbeitsweise der Personalabteilung. Wer modernisiert, verbessert die Erfahrungen seiner Mitarbeiter, stärkt die Einhaltung von Vorschriften und gewinnt die Erkenntnisse, die für den Unternehmenserfolg notwendig sind.

Die Frage ist nicht mehr, ob die Personalabteilung digitalisiert werden sollte, sondern wie schnell Ihr Unternehmen dies tun kann.