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Personalleiter – häufig gestellte Fragen

Was jeder Personalleiter über den digitalen Wandel wissen sollte

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Der digitale Wandel im Personalwesen

Halten Sie mit dem raschen Wandel Schritt

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Three people play table football in a communal space

Rasante Veränderung

Die Personalabteilung befindet sich in einem raschen Wandel, da sie auf den Druck der digitalen Welt reagieren muss. Das HR-Team spielt bei den Vorbereitungen des Unternehmens auf die Zukunft eine Schlüsselrolle – Talente anwerben und entwickeln. Um diese Herausforderung anzugehen, müssen Personalleiter jedoch erst den digitalen Wandel in ihrer eigenen Abteilung vollziehen. Wie die Personalleiter von heute digitale Exzellenz erreichen, beleuchten die häufig gestellten Fragen von Canon.

Colleagues putting their hands together in a circle

Wie wird sich das Personalwesen in den nächsten 5 Jahren entwickeln?

Vor 25 Jahren galt die Personalabteilung in der Regel als losgelöster Unternehmensteil, der hinter den Kulissen agierte. Ihre Aufgabe bestand im Wesentlichen darin, sich um das Wohlergehen der Mitarbeiter zu kümmern. Von ihr ging kein wahrnehmbarer strategischer Mehrwert für das Unternehmen aus. Doch das „Human Ressources“-Team heutiger Prägung ist von zentraler Bedeutung für das gesamte Unternehmen, denn es bestimmt den künftigen digitalen Wandel. Die Herausforderung für die Personalabteilung in den nächsten fünf Jahren besteht darin, die veralteten Verwaltungsaufgaben, die im Lauf der Jahre übernommen wurden, abzuschütteln und die neue strategische Rolle anzunehmen, um zu zeigen, welchen Wert die Abteilung für die Zukunft des Unternehmens hat.

Welche Auswirkungen hat die Generation der Millennials auf die Personalabteilung?

Eine neue Generation von Mitarbeitern, die sog. „Digital Natives“, haben die Bühne betreten und legen die Messlatte höher – sie erwarten eine vollständig vernetzte, digitale Arbeitsumgebung. Da sich die Technik im Verbraucherbereich so rasch entwickelt, würden viele Millennials lieber ihre eigenen Laptops und Mobilgeräte mit zur Arbeit bringen, als sich auf die vom Unternehmen bereitgestellte Infrastruktur zu verlassen. Mittlerweile ist eine flexible Arbeitsweise zur Normalität geworden, weshalb viele Mitarbeiter der Generation Y es vorziehen, außerhalb des Büros zu arbeiten. Hier ist die Personalabteilung gefragt, dass der Arbeitsplatz die Beschäftigten auf jede erdenkliche Weise dazu befähigt, produktiv zu arbeiten.

Das HR-Team spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, die internen Prozesse an die sich entwickelnden Fähigkeiten der Mitarbeiter anzupassen. Diese neue Generation bringt höher entwickelte digitale Fähigkeiten mit ein. Daher müssen auch interne Praktiken wie Zielsetzung, Schulungen und Überprüfungsprozesse modernisiert und neu ausgerichtet werden, um bedeutsam zu bleiben.

Unternehmen stehen vor der Gefahr einer Kluft bei den digitalen Fähigkeiten. Wie kann der Personalleiter dabei helfen, diese Herausforderung zu meistern?

Die digitale Kompetenzlücke ist eine konkrete Bedrohung für jede Firma, weil die technische Entwicklung immer dem Fachwissen in den Betrieben vorauseilt. Lediglich 29 % der IT-Fachleute sind der Ansicht, dass ihr Unternehmen auf den digitalen Wandel vorbereitet ist und ihn auch versteht1. Viele glauben, dass die Fähigkeiten fehlen, um das Fundament für digitale Veränderungen zu legen. Die Personalabteilung hat die wichtigste Rolle bei der Bewältigung dieses Problems. Sie muss die besten Talente finden und rekrutieren, aber ebenso die Fortbildung der vorhandenen Mitarbeiter organisieren.

Was hindert Personalleiter daran, diese Anforderungen umzusetzen?

Da die Aufgaben der Personalabteilung ständig zunehmen, steht die Abteilung unter enormem Zeitdruck. Besonders dann, wenn versucht wird, dem hybriden Charakter der modernen Abteilungsarbeit gerecht zu werden und traditionelle und neue Funktionen miteinander in Einklang zu bringen. Personalprozesse, wie die Neueinstellung von Mitarbeitern, waren immer schon zeitintensiv. Doch heute sind noch externe Anforderungen hinzugekommen, wie die Gewährleistung der Rechtssicherheit und die Erwartungen vonseiten der Geschäftsleitung im strategischen Bereich. Ungeachtet all dieser neuen Aufgaben verlässt sich ein erstaunlich großer Teil der Personalabteilungen noch immer auf herkömmliche Arbeitsabläufe, wie die Erfassung der Daten von neuen Mitarbeitern und das Versenden von Einstellungs-Dokumenten per Hand. Dies hat zur Folge, dass Personalabteilungen durch immer mehr Papier ausgebremst werden. Da diese Art der Verarbeitung und Speicherung von Daten teuer und ineffizient ist, wird die Personalabteilung häufig lediglich als bürokratische, geldvernichtende Kostenstelle angesehen. Sie ist schlecht gerüstet ist, um mit dem Druck umzugehen, den moderne digitale Prozesse erzeugen.

Wie führende Personalabteilungen neue Technologien nutzen, um die Prozesse zu verbessern?

Automatisierung bietet den größten Vorteil für Personalabteilungen, die sich dafür offen zeigen. Viele HR-Spezialisten haben das Potenzial bereits erkannt: 68 % glauben, dass die Automatisierung von Routinearbeiten Freiraum schafft für sinnvollere Tätigkeiten2.

Ein Ansatz, der Digitaltechnik priorisiert, spart Zeit und Geld bei allen Personalprozessen, von der Mitarbeitergewinnung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. So unterstützt Automatisierung die Kandidatensuche, die Planung von Bewerbungsgesprächen, die Auswahl der Bewerber und sogar die Durchführung von Hintergrund-Checks – alles Tätigkeiten, die bisher manuell durchgeführt wurden. Auf der anderen Seite beschleunigt Automatisierung die Abläufe beim Ausscheiden, vom Zurücksetzen der Kennwörter und Berechtigungen bis hin zur Abrechnung der Rentenansprüche und Altersvorsorge.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie neue Technologien effektiv in ihre Personalabteilung integrieren?

Die Realität ist, dass Unternehmen immer den Spagat zwischen Neu und Alt machen müssen: Altsysteme werden optimiert oder aktualisiert, während Neues eingeführt wird. Digitaler Wandel bedeutet daher die Aktualisierung von Kernprozessen und die Nutzung von Möglichkeiten zur automatisierten Effizienz, während analoge Workflows für die spätere Optimierung beibehalten und verbessert werden. Die Aussicht auf Erfolg im Rahmen des digitalen Wandels wird umso wahrscheinlicher, je mehr Unternehmen die Realität dieser hybriden Umgebung anerkennen, in der sich digitale und analoge Prozesse die Arbeit teilen.

Daher müssen sie bei der Einbindung neuer Technologien flexibel auf die Erfordernisse der unterschiedlichen Transformationsphasen reagieren und eine nahtlose und vollständige Integration mit aktuellen und Backend-Systemen sowie Zukunftssicherheit für spätere Innovationen bieten.

Wie setzen die wachsenden Compliance-Anforderungen, z.B. DSGVO, die Personalabteilung unter Druck?

Heute stehen die Unternehmen vor weit mehr Entscheidungen in puncto Sicherheit und Compliance als noch vor 20 Jahren. Das hat gerade für die Personalabteilung massive Auswirkungen, denn hier werden die meisten personengebundenen Daten im Unternehmen verwahrt, von Bankverbindungen bis zu Abmahnungen. Firmen können es sich nicht leisten, dass diese Daten in falsche Hände geraten, besonders nach Einführung der DSGVO, die heftige Strafen für Unternehmen vorsieht, die diese Daten nicht ausdrücklich schützen.

Wie können Personalabteilungen die Risiken von Datenmissbrauch und anderer Compliance-Verletzungen verringern?

Wichtig ist dabei anzuerkennen, dass die Hauptgründe für Datenverletzungen keine vorsätzlichen Angriffe sind, sondern menschliche Fehler. Etwa 88 %3 der 2018 registrierten Verletzungen waren Versehen. Am häufigsten wurden Daten an die falschen Personen versendet, Ausdrucke gingen verloren, oder Daten wurden in unsicheren Umgebungen gespeichert.

Einer der effektivsten Wege zur Verhinderung solcher Fälle ist die digitale Transformation der Workflows, die die Informationen steuern. So werden Speicherung und Weitergabe geschützt und die Möglichkeiten von versehentlichen oder mutwilligen Verstößen minimiert. Während es früher ausgereicht hat, wichtige Ordner in Aktenschränken wegzuschließen, ist dies in einer digitalen Welt keine Option mehr. Ein digitaler Dokumentendatensatz ermöglicht der Personalabteilung die Kontrolle und Transparenz darüber, wer diesen lesen darf und wo er bearbeitet wurde, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Mittlerweile unterstützen digitale Systeme die Umsetzung bewährter Verfahren. Sie können die Mitarbeiter zwar dazu auffordern, bestimmte Anleitungen Schritt für Schritt zu befolgen. Doch digitale Plattformen und Software stellen sicher, dass dies ausnahmslos eingehalten wird. So beseitigen Sie die Möglichkeit von Fehlern.

Wie sollten Personalabteilungen ihren Weg zu digitalem Wandel gestalten?

In einer perfekten Welt würde der digitale Wandel in einem einzigen Projekt vollzogen werden, mit Abteilungen, die alle die gleichen Ziele haben. In Wirklichkeit ist die Transformation aber kein linearer Prozess. Die Wahrscheinlichkeit, dass in einem Unternehmen die einzelnen Abteilungen ihre Zwischenziele zur gleichen Zeit erreichen, ist äußerst gering. Ganz zu schweigen von Budgets, die zur Finanzierung eines solchen umfassenden Wandels erforderlich wären. Da die Personalabteilung in der Regel eine der am wenigsten "digital transformierten" Abteilungen in einem Unternehmen ist, muss man realistisch sein.

Viele Firmen fühlen sich unter Druck, möglichst schnell den digitalen Wandel zu schaffen. Doch den „großen Wurf“ zu versuchen und die Personalabteilung in einem Schritt umzukrempeln, scheitert vielfach, besonders da man hier oft stark von manuellen Abläufen abhängig ist. Ausgangspunkt ist letztlich die Beurteilung der aktuellen digitalen Reife. In Zusammenarbeit mit einem kompetenten Partner kann Unternehmen dies gelingen; sie können dann effektiv ihre digitale Transformationsreise planen und durchführen.

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